Keamanan Data Sistem ERP: Apa Risiko Nyata bagi Operasional dan Keputusan Bisnis Anda?

Dalam beberapa tahun terakhir, isu keamanan data tidak lagi hanya menjadi pembahasan tim IT. Semakin seringnya insiden kebocoran data dan serangan siber membuat banyak pimpinan perusahaan mulai menyadari bahwa sistem inti bisnis, termasuk software ERP, menyimpan risiko yang jauh lebih besar dari yang terlihat di permukaan.

Di banyak perusahaan, implementasi ERP sering dipandang sebagai langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi, visibilitas data, dan kontrol operasional. Namun, di balik manfaat tersebut, sistem ERP juga menjadi pusat penyimpanan data paling sensitif, mulai dari laporan keuangan, data pelanggan, hingga informasi strategis perusahaan. Ketika sistem ini tidak dikelola dengan pendekatan keamanan yang tepat, dampaknya bukan hanya gangguan teknis, tetapi bisa langsung memengaruhi operasional dan pengambilan keputusan bisnis.

Masalahnya, keamanan data ERP kerap dianggap sebagai urusan teknis yang sepenuhnya diserahkan kepada tim IT atau vendor software. Padahal, banyak insiden keamanan justru berakar dari keputusan manajerial, seperti kurangnya tata kelola, pembagian tanggung jawab yang tidak jelas, atau asumsi bahwa sistem ERP modern “sudah pasti aman”.

Melalui artikel ini, kita akan membahas keamanan data sistem ERP dari sudut pandang yang lebih strategis. Bukan hanya apa saja ancamannya, tetapi juga mengapa isu ini penting bagi manajemen, bagaimana risiko tersebut muncul dalam praktik sehari-hari, dan apa yang perlu diperhatikan agar penerapan software ERP benar-benar mendukung keberlangsungan bisnis, bukan menjadi sumber risiko baru.

Mengapa Sistem ERP Menjadi Target Utama Serangan Siber?

Di tengah banyaknya aplikasi bisnis yang digunakan perusahaan, sistem ERP memiliki satu karakteristik yang membuatnya sangat menarik bagi pelaku kejahatan siber: ERP menyimpan hampir seluruh “urat nadi” bisnis dalam satu sistem terpusat.

Berbeda dengan aplikasi operasional lain yang hanya menangani satu fungsi, ERP mengintegrasikan data keuangan, pembelian, penjualan, persediaan, hingga data karyawan dan pelanggan. Ketika satu sistem ini berhasil ditembus, penyerang tidak hanya mendapatkan satu jenis informasi, tetapi akses ke gambaran utuh kondisi perusahaan. Dari sudut pandang pelaku kejahatan, ini berarti nilai tebusan yang lebih tinggi dan dampak yang lebih besar.

Jika akses ke sistem ERP berhasil diperoleh, risiko yang muncul tidak bersifat teoritis. Peretas dapat mengakses atau memanipulasi laporan keuangan, mencuri data pelanggan dan karyawan, hingga mengganggu proses bisnis yang sedang berjalan. Dalam banyak kasus, serangan terhadap ERP berujung pada terhentinya operasional secara tiba-tiba, keterlambatan pengiriman, kesalahan laporan manajemen, bahkan kerusakan reputasi di mata mitra dan investor.

Yang sering luput disadari oleh manajemen adalah bahwa serangan terhadap ERP tidak selalu diawali oleh teknik peretasan yang kompleks. Banyak insiden justru bermula dari celah sederhana, seperti pengaturan hak akses yang terlalu longgar, akun pengguna yang tidak diawasi dengan baik, atau kurangnya pengawasan terhadap aktivitas di dalam sistem. Ketika ERP menjadi semakin terhubung dengan berbagai aplikasi lain dan diakses dari berbagai lokasi, permukaan risikonya pun ikut melebar.

Inilah alasan mengapa software ERP sering menjadi target utama. Bukan semata karena teknologinya, tetapi karena perannya yang sangat sentral dalam pengambilan keputusan dan kelangsungan operasional bisnis. Tanpa pendekatan keamanan yang tepat, ERP yang seharusnya menjadi alat pengendali justru dapat berubah menjadi titik terlemah perusahaan.

Keamanan ERP: Cloud vs On-Premise, Mana yang Lebih Berisiko?

Salah satu perdebatan paling umum ketika perusahaan membahas keamanan sistem ERP adalah pilihan antara ERP berbasis cloud dan ERP on-premise. Banyak pimpinan perusahaan masih beranggapan bahwa menyimpan sistem di server internal berarti memiliki kontrol penuh, sehingga otomatis lebih aman. Sayangnya, asumsi ini tidak selalu sejalan dengan realitas di lapangan.

Pada ERP on-premise, tanggung jawab keamanan hampir sepenuhnya berada di tangan perusahaan. Mulai dari perlindungan fisik server, pembaruan sistem, pengelolaan akses pengguna, hingga kesiapan menghadapi serangan siber menjadi beban internal. Dalam praktiknya, tidak semua organisasi memiliki sumber daya, keahlian, dan disiplin operasional yang konsisten untuk menjaga tingkat keamanan setinggi ini, terutama ketika sistem ERP terus berkembang dan semakin kompleks.

Sebaliknya, pada ERP berbasis cloud, model keamanan dijalankan dengan konsep tanggung jawab bersama. Penyedia ERP bertanggung jawab atas keamanan infrastruktur, pusat data, serta lapisan aplikasi inti, sementara perusahaan pengguna tetap memegang kendali atas pengelolaan data, hak akses, dan perilaku pengguna. Model ini sering dianggap lebih rumit, padahal justru memungkinkan perusahaan memanfaatkan standar keamanan tingkat tinggi yang sulit dicapai secara mandiri.

Kesalahpahaman lain yang sering muncul adalah anggapan bahwa ERP cloud lebih rentan karena dapat diakses dari mana saja. Faktanya, akses jarak jauh justru mendorong penerapan kontrol keamanan yang lebih ketat, seperti enkripsi data, pemantauan aktivitas secara real-time, dan penggunaan otentikasi berlapis. Risiko terbesar bukan terletak pada lokasi sistem, melainkan pada bagaimana kebijakan keamanan dirancang dan dijalankan.

Bagi manajemen, pertanyaan yang lebih relevan bukanlah “mana yang lebih aman secara teori”, melainkan “model mana yang paling realistis untuk dikelola dengan disiplin keamanan yang konsisten”. Keputusan ini akan sangat memengaruhi postur risiko perusahaan dalam jangka panjang, terutama ketika ERP menjadi semakin terintegrasi dengan proses bisnis inti dan sistem eksternal lainnya.

Baca Juga: Bagaimana Mencegah Scope Creep dalam Implementasi ERP Anda

Jenis Ancaman Keamanan Data pada Sistem ERP

Ketika membahas keamanan data sistem ERP, ancaman yang muncul tidak selalu berasal dari satu sumber atau satu jenis serangan tertentu. Justru, risiko terbesar sering kali muncul dari kombinasi antara kelemahan proses, perilaku pengguna, dan kompleksitas teknologi yang terus bertambah. Untuk memudahkan pemahaman, ancaman keamanan ERP dapat dilihat dari beberapa kelompok utama berikut.

Kesalahan Manusia dan Kurangnya Kesadaran Keamanan

Banyak insiden keamanan ERP bermula dari tindakan yang tampak sepele. Penggunaan kata sandi yang lemah, pembagian akses tanpa kontrol yang jelas, atau kelalaian dalam mengenali upaya phishing dapat membuka celah bagi pihak tidak bertanggung jawab. Dalam sistem ERP yang terintegrasi, satu kesalahan kecil dapat berdampak luas karena akses pengguna sering kali menjangkau lebih dari satu proses bisnis.

Tata Kelola dan Manajemen Akses yang Lemah

Tata kelola yang tidak terdokumentasi dengan baik membuat pengelolaan keamanan ERP menjadi tidak konsisten. Hak akses yang terlalu luas, akun pengguna yang tidak lagi relevan namun masih aktif, serta kurangnya pemisahan tugas meningkatkan risiko penyalahgunaan, baik disengaja maupun tidak. Tanpa pengawasan yang memadai, ERP menjadi rentan terhadap pelanggaran dari dalam organisasi sendiri.

Persepsi Keliru terhadap Paparan Sistem

Sebagian perusahaan masih menganggap bahwa ERP berbasis cloud secara inheren lebih berisiko dibandingkan sistem lokal. Persepsi ini sering kali mengaburkan fakta bahwa banyak pelanggaran justru terjadi akibat kontrol internal yang lemah, bukan karena teknologi cloud itu sendiri. Fokus pada lokasi sistem tanpa memperhatikan kebijakan dan disiplin penggunaan justru dapat menciptakan rasa aman yang semu.

Tanggung Jawab Keamanan yang Tidak Jelas

Dalam lingkungan ERP modern, terutama yang berbasis cloud, keamanan dijalankan dengan model tanggung jawab bersama. Ketika pembagian peran antara perusahaan dan penyedia ERP tidak dipahami dengan jelas, celah keamanan mudah muncul. Misalnya, vendor mungkin telah mengamankan infrastrukturnya, namun data dan akses pengguna di sisi perusahaan tetap tidak terkelola dengan baik.

Perubahan Ancaman dan Kompleksitas Sistem

Lingkungan ancaman siber terus berkembang, sementara banyak organisasi masih mengandalkan pendekatan keamanan yang statis. Ditambah lagi dengan kustomisasi ERP, integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, serta pembaruan sistem yang tidak konsisten, permukaan serangan menjadi semakin luas. Setiap penyesuaian yang tidak diikuti dengan evaluasi keamanan berpotensi menambah risiko baru.

Dengan memahami jenis-jenis ancaman ini, manajemen dapat melihat bahwa keamanan ERP bukanlah isu tunggal yang bisa diselesaikan dengan satu solusi teknis. Sebaliknya, ini adalah tantangan berlapis yang memerlukan kombinasi kebijakan, kontrol, dan disiplin organisasi agar ERP benar-benar berfungsi sebagai fondasi bisnis yang aman.

Baca Juga: Strategi Terkini Meningkatkan Keamanan Data di Era ERP

Kesalahan Umum Manajemen dalam Mengelola Keamanan ERP

Banyak perusahaan merasa sudah cukup aman hanya karena telah menggunakan sistem ERP modern atau memilih vendor dengan reputasi baik. Namun dalam praktiknya, berbagai insiden keamanan justru berakar dari keputusan manajerial, bukan dari kelemahan teknologi itu sendiri. Berikut beberapa kesalahan yang paling sering terjadi di tingkat manajemen.

Menganggap Keamanan ERP Sepenuhnya Urusan Tim IT

Salah satu kesalahan paling umum adalah memposisikan keamanan ERP sebagai tanggung jawab teknis semata. Ketika isu keamanan hanya dibahas di level IT, aspek kebijakan, pengawasan, dan pengambilan keputusan strategis sering terabaikan. Padahal, pengaturan hak akses, alur persetujuan, dan disiplin penggunaan sistem sangat berkaitan dengan struktur organisasi dan keputusan manajemen.

Fokus pada Go-Live, Mengabaikan Keamanan Pasca Implementasi

Banyak proyek ERP dinilai sukses saat sistem berhasil go-live sesuai jadwal. Setelah itu, perhatian manajemen berpindah ke target operasional lain, sementara aspek keamanan tidak dievaluasi secara berkala. Akibatnya, pengaturan awal yang sudah tidak relevan, akun pengguna yang tidak diperbarui, dan integrasi baru yang tidak diawasi menjadi sumber risiko jangka panjang.

Tidak Menetapkan Kepemilikan Risiko yang Jelas

Dalam banyak organisasi, tidak ada satu peran atau fungsi yang secara jelas bertanggung jawab atas risiko keamanan ERP. Ketika terjadi masalah, tanggung jawab sering kali saling dilempar antara tim IT, manajemen operasional, dan vendor. Tanpa kejelasan kepemilikan risiko, pengambilan keputusan terkait keamanan menjadi lambat dan reaktif.

Terlalu Mengandalkan Vendor Tanpa Tata Kelola Internal

Memilih ERP dengan standar keamanan tinggi memang penting, tetapi itu bukan berarti perusahaan dapat sepenuhnya melepas kontrol. Tanpa kebijakan internal yang kuat, pelatihan pengguna, dan pengawasan penggunaan sistem, keamanan yang disediakan oleh vendor tidak akan optimal. Celah justru sering muncul dari cara sistem digunakan sehari-hari di dalam organisasi.

Menganggap Risiko Keamanan sebagai Skenario yang Tidak Mendesak

Kesalahan terakhir, namun paling berbahaya, adalah menganggap risiko keamanan ERP sebagai sesuatu yang jarang terjadi dan tidak mendesak. Selama belum ada insiden, isu ini sering ditunda. Padahal, ketika masalah keamanan benar-benar terjadi, dampaknya bisa langsung memengaruhi operasional, keuangan, dan kepercayaan pemangku kepentingan dalam waktu singkat.

Bagian ini menunjukkan bahwa keamanan ERP bukan sekadar persoalan teknis, melainkan refleksi dari cara perusahaan mengambil keputusan dan mengelola risikonya. Tanpa perubahan pendekatan di tingkat manajemen, upaya teknis apa pun akan sulit memberikan perlindungan yang berkelanjutan.

Praktik Terbaik Mengelola Keamanan Data Sistem ERP

Setelah memahami berbagai ancaman dan kesalahan umum yang sering terjadi, langkah berikutnya adalah membangun pendekatan keamanan ERP yang lebih terstruktur dan realistis. Praktik terbaik dalam mengelola keamanan data sistem ERP tidak hanya berbicara tentang teknologi, tetapi juga tentang bagaimana perusahaan menetapkan kebijakan, membagi tanggung jawab, dan menjaga disiplin penggunaan sistem dalam jangka panjang.

Membangun Strategi dan Tata Kelola Keamanan ERP

Keamanan ERP perlu ditempatkan sebagai bagian dari strategi bisnis, bukan sekadar kebijakan teknis. Manajemen perlu mendefinisikan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas keamanan sistem, bagaimana risiko dievaluasi, serta bagaimana keputusan terkait akses dan perubahan sistem disetujui. Strategi yang terdokumentasi dengan baik membantu mencegah kebingungan dan memastikan konsistensi, terutama ketika organisasi berkembang.

Mengelola Akses Pengguna secara Ketat dan Terukur

Salah satu fondasi keamanan ERP adalah pengelolaan hak akses berbasis peran. Setiap pengguna seharusnya hanya memiliki akses sesuai dengan tanggung jawabnya, tanpa hak berlebihan yang tidak diperlukan. Prinsip ini membantu meminimalkan dampak jika terjadi kesalahan atau penyalahgunaan, sekaligus memudahkan pengawasan aktivitas di dalam sistem.

Menjaga Disiplin Pembaruan dan Konfigurasi Sistem

Pembaruan perangkat lunak sering kali dipandang sebagai aktivitas teknis rutin, padahal dampaknya sangat besar terhadap keamanan. Sistem ERP yang tidak diperbarui secara berkala berisiko memiliki celah keamanan yang sudah diketahui namun belum ditutup. Selain itu, setiap perubahan konfigurasi atau penambahan modul perlu dievaluasi dari sisi risiko, bukan hanya dari sisi fungsionalitas.

Mengamankan Integrasi dan Pertukaran Data

ERP modern jarang berdiri sendiri. Integrasi dengan sistem lain, baik internal maupun eksternal, memperluas permukaan risiko jika tidak dikelola dengan baik. Penggunaan enkripsi, kontrol akses pada API, serta pemantauan lalu lintas data menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa pertukaran data tidak menjadi titik lemah keamanan.

Meningkatkan Kesadaran Keamanan di Seluruh Organisasi

Teknologi seaman apa pun tidak akan efektif jika pengguna tidak memahami perannya dalam menjaga keamanan. Program pelatihan dan sosialisasi keamanan siber membantu karyawan mengenali risiko, seperti phishing atau penggunaan akses yang tidak semestinya. Dengan melibatkan seluruh organisasi, perusahaan dapat mengurangi risiko yang bersumber dari kesalahan manusia secara signifikan.

Secara keseluruhan, praktik terbaik keamanan ERP menuntut pendekatan yang berkelanjutan. Keamanan bukan proyek satu kali, melainkan proses yang harus terus disesuaikan dengan perubahan bisnis, teknologi, dan lanskap ancaman. Dengan pendekatan ini, ERP dapat benar-benar menjadi fondasi yang aman bagi operasional dan pengambilan keputusan perusahaan.

Baca Juga: Apa itu SaaS ERP?

Bagaimana ERP Modern Mengelola Keamanan Data?

Jika keamanan data ERP dipandang sebagai kombinasi antara teknologi, tata kelola, dan disiplin organisasi, maka sistem ERP modern dirancang untuk mendukung ketiganya secara bersamaan. Salah satu contoh pendekatan ini dapat dilihat pada Acumatica, yang sejak awal mengembangkan ERP berbasis cloud dengan keamanan sebagai fondasi, bukan fitur tambahan.

Keamanan Cloud yang Dibangun Sejak Awal

Sebagai ERP cloud-native, Acumatica menerapkan standar keamanan yang mencakup perlindungan infrastruktur, pusat data, dan aplikasi secara menyeluruh. Data dienkripsi baik saat disimpan maupun saat ditransmisikan, sementara pemantauan sistem dilakukan secara berkelanjutan untuk mendeteksi aktivitas yang tidak wajar. Pendekatan ini membantu mengurangi risiko yang sering muncul pada sistem yang dikelola secara manual atau tidak diperbarui secara konsisten.

Kontrol Akses dan Otentikasi Berlapis

Salah satu praktik penting dalam keamanan ERP adalah memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data tertentu. Acumatica mendukung pengelolaan hak akses berbasis peran serta otentikasi multifaktor, sehingga akses ke sistem tidak hanya bergantung pada kata sandi. Bagi manajemen, kontrol ini memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap siapa yang mengakses data dan untuk tujuan apa.

Kepatuhan dan Audit sebagai Bagian dari Tata Kelola

Keamanan tidak terlepas dari kepatuhan terhadap standar dan praktik audit yang diakui. ERP modern seperti Acumatica menjalani audit eksternal dan mengadopsi berbagai standar keamanan internasional untuk memastikan bahwa proses dan kontrol yang diterapkan tidak hanya efektif, tetapi juga teruji. Bagi perusahaan pengguna, hal ini membantu mengurangi beban pembuktian kepatuhan dan meningkatkan kepercayaan pemangku kepentingan.

Peran Pengguna Tetap Menentukan

Meskipun teknologi yang digunakan sudah canggih, pendekatan keamanan ERP modern tetap menekankan peran perusahaan pengguna. Pengelolaan data, penetapan hak akses, serta disiplin penggunaan sistem tetap berada di tangan manajemen. Studi kasus ini menunjukkan bahwa ERP modern dapat menyediakan fondasi yang kuat, namun hasil akhirnya sangat bergantung pada bagaimana sistem tersebut dikonfigurasi dan dijalankan dalam konteks bisnis masing-masing.

Melalui contoh ini, dapat dilihat bahwa keamanan ERP modern bukan sekadar janji vendor, melainkan hasil dari desain sistem yang mendukung praktik terbaik keamanan sekaligus menuntut keterlibatan aktif dari organisasi penggunanya.

Peran Mitra Implementasi dalam Menjaga Keamanan ERP

Keamanan data sistem ERP tidak hanya ditentukan oleh kualitas software yang digunakan, tetapi juga oleh bagaimana sistem tersebut diimplementasikan dan dikelola sejak awal. Di sinilah peran mitra implementasi menjadi sangat krusial. Banyak risiko keamanan investasi ERP justru muncul bukan karena keterbatasan fitur, melainkan akibat konfigurasi yang kurang tepat atau pendekatan implementasi yang terlalu fokus pada kecepatan go-live.

Mitra implementasi yang berpengalaman memahami bahwa setiap perusahaan memiliki struktur organisasi, proses bisnis, dan tingkat risiko yang berbeda. Penetapan hak akses, pemisahan tugas, alur persetujuan, hingga integrasi dengan sistem lain perlu dirancang selaras dengan kebutuhan bisnis sekaligus prinsip keamanan. Tanpa pemahaman ini, sistem ERP yang canggih pun berpotensi menyimpan celah yang tidak disadari.

Selain pada tahap implementasi awal, mitra yang tepat juga berperan penting dalam fase pasca implementasi. Evaluasi berkala terhadap pengaturan keamanan, penyesuaian konfigurasi seiring perubahan proses bisnis, serta pendampingan dalam menghadapi audit atau insiden keamanan membantu perusahaan menjaga postur risiko tetap terkendali. Pendekatan ini memastikan keamanan ERP berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis, bukan tertinggal di belakangnya.

Sebagai konsultan ERP yang berpengalaman, Think Tank Solusindo memposisikan keamanan sebagai bagian integral dari strategi implementasi, bukan sekadar checklist teknis. Pendekatan ini membantu perusahaan tidak hanya mengadopsi ERP yang andal, tetapi juga membangun fondasi keamanan yang realistis dan berkelanjutan sesuai dengan konteks bisnis masing-masing.

Kesimpulan

Keamanan data sistem ERP pada akhirnya bukan tentang seberapa canggih teknologi yang digunakan, melainkan tentang bagaimana perusahaan memandang dan mengelola risiko bisnisnya. ERP yang terintegrasi memang membuka peluang efisiensi dan visibilitas yang lebih baik, tetapi di saat yang sama juga mengonsolidasikan risiko dalam satu sistem inti. Tanpa pendekatan keamanan yang tepat, manfaat strategis tersebut dapat berubah menjadi sumber masalah yang sulit dikendalikan.

Pembahasan sebelumnya menunjukkan bahwa sebagian besar risiko keamanan ERP tidak muncul secara tiba-tiba. Risiko tersebut berkembang dari keputusan manajerial yang mengabaikan tata kelola, kurangnya kejelasan tanggung jawab, serta asumsi bahwa keamanan sepenuhnya dapat diserahkan kepada teknologi atau vendor. Dalam konteks ini, keamanan ERP perlu dipahami sebagai bagian dari pengambilan keputusan strategis, bukan hanya sebagai isu operasional harian.

ERP modern telah menyediakan fondasi keamanan yang semakin matang. Namun, fondasi tersebut hanya akan efektif jika dikonfigurasi, dijalankan, dan dievaluasi secara konsisten sesuai dengan kebutuhan bisnis. Peran manajemen menjadi kunci dalam memastikan bahwa keamanan tidak berhenti di tahap implementasi, tetapi terus menjadi bagian dari cara perusahaan beroperasi dan berkembang.

Saatnya Meninjau Kesiapan Keamanan ERP Anda

Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan implementasi ERP, atau telah menggunakan sistem ERP namun belum pernah meninjau kembali aspek keamanannya secara menyeluruh, ini adalah waktu yang tepat untuk mulai berdiskusi. Pendekatan yang tepat sejak awal dapat membantu menghindari risiko operasional, finansial, dan reputasi di kemudian hari.

Think Tank Solusindo siap mendampingi perusahaan Anda dalam mengevaluasi dan mengimplementasikan ERP dengan pendekatan keamanan yang selaras dengan kebutuhan bisnis. Melalui diskusi dan demo yang terarah, Anda dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana sistem ERP modern, seperti Acumatica, dapat mendukung operasional yang aman dan berkelanjutan.

👉 Jadwalkan konsultasi atau demo ERP untuk membahas kesiapan keamanan sistem ERP di perusahaan Anda, dan pastikan investasi ERP benar-benar menjadi aset strategis, bukan sumber risiko baru.

• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com

FAQ: Keamanan Data Sistem ERP