Software as a Service (SaaS) ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang beroperasi di pusat data penyedia ERP, bukan di server dan infrastruktur organisasi pembeli (dikenal sebagai ERP on-premises), memungkinkan pengguna akhir dalam perusahaan mengakses perangkat lunak melalui Internet.

Hasil survei SaaSPath terbaru dari IDC menunjukkan preferensi yang sangat tinggi, dialami oleh 74% pelanggan ERP dari 1.915 organisasi yang merespons, terhadap rangkaian aplikasi terintegrasi yang menghilangkan perawatan dan pemeliharaan sistem on-premises.

Perangkat Lunak ERP sebagai Layanan, disajikan dalam model as-a-service, menanggapi tantangan ini. Perangkat lunak SaaS ERP dikelola oleh penyedia perangkat lunak dan dihosting di cloud. Dibandingkan dengan ERP on-premises, ERP ini dapat mengurangi biaya TI dan overhead sambil menjaga agar semua pengguna tetap menggunakan versi terbaru perangkat lunak.

Apa itu ERP?

Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) meraih popularitasnya pada tahun 1990-an dan 2000-an ketika dunia bisnis menyadari potensi peningkatan efisiensi melalui otomatisasi serta perbaikan pengambilan keputusan dengan memberikan visibilitas menyeluruh di seluruh organisasi.

Sistem ERP saat ini mengintegrasikan dan mengotomatiskan fungsi keuangan dan operasional yang krusial untuk bisnis, memberikan sumber data wawasan tunggal dari berbagai aspek, termasuk buku besar (GL), hutang, piutang, penggajian, dan pelaporan keuangan. Modernitas sistem ERP juga mencakup manajemen inventaris, pesanan, rantai pasokan, serta dukungan untuk pengadaan, produksi, distribusi, dan pemenuhan. Perusahaan dapat memilih untuk menyertakan perangkat lunak Human Resource Management (HRMS) dan Customer Relationship Management (CRM) bersama dengan kemampuan e-niaga.

Kini, keberhasilan segala jenis bisnis sangat tergantung pada kemampuan pelaporan dan analisis real-time yang disediakan oleh sistem ERP.

Jenis Sistem ERP: Saat ini, terdapat dua model utama untuk penerapan ERP. Perangkat lunak ERP on-premises dihosting di server pribadi dan dikelola oleh sumber daya TI khusus. Sementara itu, Cloud ERP, termasuk dalam kategori SaaS, diakui sebagai jenis penerapan yang mengalami pertumbuhan paling cepat, menurut laporan IDC, dan memberikan sejumlah keunggulan yang signifikan.

Apa itu Cloud ERP?

Cloud ERP merupakan implementasi yang dihosting dari jarak jauh di pusat data penyedia komersial dan diakses melalui internet, seperti layanan cloud lainnya. Pengguna dapat mengakses perangkat lunak Cloud ERP melalui browser web.

Ada dua model implementasi utama dalam lingkup cloud, yaitu penyewa tunggal dan multi-penyewa. Dalam model penyewa tunggal, bisnis memiliki perangkat lunak terpisah yang berjalan pada perangkat keras khusus, memberikan kontrol lebih besar terhadap penyesuaian dan peningkatan. Meskipun demikian, pemilik perlu mengurus pengaturan dan pemeliharaan, dengan biaya yang cenderung lebih tinggi.

Sebaliknya, dalam model multi-penyewa, banyak perusahaan berbagi perangkat lunak dan infrastruktur yang sama, sementara data pelanggan disimpan dan diamankan secara terpisah. ERP cloud multi-penyewa menawarkan fungsionalitas seragam kepada semua pengguna, dengan pembaruan dan peningkatan yang diterapkan bersamaan untuk semua pelanggan. Model ini umumnya lebih terjangkau, memudahkan integrasi, dan menuntut manajemen minimal oleh tim TI perusahaan.

Apa itu SaaS ERP?

SaaS ERP, meskipun terkadang digunakan sebagai sinonim, sebenarnya merupakan bagian dari konsep cloud ERP.

Ketika produk perangkat lunak cloud diimplementasikan sebagai sistem multi-penyewa, disebut sebagai perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). Seperti produk SaaS lainnya, SaaS ERP dikelola oleh penyedia perangkat lunak, terutama dengan model multi-penyewa. Dalam model ini, pelanggan dari vendor berbagi satu perangkat lunak dan menggunakan infrastruktur yang sama.

Pada saat mempertimbangkan model yang paling sesuai untuk kebutuhan, kepemimpinan di bidang keuangan, TI, dan mungkin juga penjualan serta SDM, harus melakukan analisis bersama. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan akan diuraikan selanjutnya.

Biaya SaaS ERP

Sesuai dengan namanya, SaaS ERP adalah layanan berlangganan di mana penyedia mengenakan biaya kepada pelanggan secara bulanan atau tahunan.

Saat menggunakan SaaS ERP, pengeluaran teknologi menjadi lebih terjangkau. Dengan tidak perlu membeli perangkat keras untuk menjalankan sistem secara lokal, bisnis dapat menghindari kebutuhan akan tim TI besar untuk pemeliharaan dan keamanan perangkat lunak, serta pusat data untuk penyimpanannya.

Sebagian besar vendor SaaS ERP menerapkan biaya per pengguna, meskipun ada yang menetapkan harga berdasarkan ukuran perusahaan dan sumber daya yang digunakan. Apapun pilihan model biaya, biaya penggunaan umumnya akan meningkat sejalan dengan pertumbuhan organisasi atau adopsi lebih banyak modul.

Para analis menyatakan bahwa garis tren antara SaaS dan Total Cost of Ownership (TCO) lokal bisa bertemu dalam rentang waktu tiga hingga lima tahun, meskipun hal ini dapat bervariasi. Kalkulator total biaya kepemilikan online dapat memberikan gambaran yang cukup akurat.

Implementasi SaaS ERP

Secara umum, sistem SaaS ERP memiliki kinerja yang lebih cepat dan responsif dibandingkan dengan memulai implementasi dari awal dengan perangkat lunak lokal. Daftar periksa implementasinya pun lebih singkat, terutama karena tidak ada kebutuhan untuk menyiapkan server atau mengonfigurasi komputer dan ponsel cerdas untuk mengakses ERP. Selain itu, integrasi dengan sistem tambahan, seperti CRM, menjadi lebih mudah jika solusinya berbasis cloud, terutama jika berasal dari penyedia yang sama.

Namun, tak peduli bagaimana Anda memotongnya, migrasi data tetap menjadi tantangan. Apakah itu penerapan SaaS ERP baru, beralih antar sistem SaaS, atau mengintegrasikan perangkat lunak lokal dengan cloud ERP. Kecuali Anda adalah startup dengan data pelanggan dan keuangan yang minimal, siapkan diri untuk menginvestasikan waktu dan tenaga. Jika Anda berencana menghubungkan sistem yang berbeda, pastikan untuk menanyakan tentang ketersediaan API.

Keunggulan SaaS ERP

Ada sebab kenapa SaaS ERP jadi begitu populer—SaaS ERP enggak cuma menawarkan keuntungan yang udah dibahas di atas, tapi juga banyak lagi. Kelebihan SaaS ERP dibandingkan ERP cloud lokal atau penyewa tunggal termasuk:

• Fungsionalitas unik untuk operasi bisnis kunci seperti akuntansi, inventaris, pesanan, dan manajemen catatan pelanggan.
• Tidak perlu repot-ngatur server atau ngeluarin duit buat infrastruktur tambahan seiring pertumbuhan bisnis.
• Vendor bakal update versi otomatisnya (biasanya beberapa kali setahun) biar semua pengguna tetep up to date dengan fitur terbaru.
• Antarmuka yang lebih modern dan user-friendly.
• Model keamanan dan kinerja yang menjaga pengalaman pengguna sekaligus melindungi privasi.

Ini yang bikin SaaS ERP jadi pilihan yang oke buat banyak orang!

SaaS ERP vs ERP Lokal

Meskipun ERP lokal dan SaaS memiliki perbedaan yang signifikan, keduanya memiliki tujuan serupa: menciptakan database terpadu yang mencakup seluruh informasi dan proses perusahaan. Bergantung pada jenis bisnisnya, ERP dapat mengintegrasikan data dari aplikasi seperti Sumber Daya Manusia (HCM), Manajemen Rantai Pasokan (SCM), teknik, e-niaga, penjualan dan pemasaran, serta Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM).

Beberapa atau seluruh fungsi ini mungkin sudah menjadi bagian dari sistem SaaS ERP itu sendiri. Perangkat lunak ERP lokal diinstal di server perusahaan dengan pelanggan umumnya membayar biaya lisensi satu kali saat pembelian dan biaya pemeliharaan tahunan, bukan biaya berlangganan berkala. Perusahaan harus memelihara infrastruktur dan mengonfigurasi serta memperbarui perangkat lunak, yang mungkin melibatkan pembayaran kepada vendor atau pihak ketiga untuk layanan pengaturan dan pemeliharaan.

Di sisi lain, solusi SaaS ERP dihosting dan dikelola oleh penyedia perangkat lunak. Beberapa perusahaan memilih untuk menggabungkan aspek cloud dan ERP lokal, menciptakan ERP hibrid yang dapat rumit dan memerlukan integrasi khusus. Ada juga konsep “ERP yang Dihosting” di mana perangkat lunak lokal dijalankan pada server jarak jauh yang dimiliki oleh vendor pihak ketiga dan ditempatkan di pusat data pihak ketiga, dengan pelanggan bertanggung jawab atas peningkatan dan sebagian besar pemeliharaan. Instans ERP yang dihosting berjalan di cloud pribadi, sedangkan SaaS menggunakan cloud publik.

Beberapa vendor SaaS ERP menawarkan opsi penyewa tunggal yang memberikan klien perangkat lunak yang disesuaikan. Meskipun memberi lebih banyak kendali kepada bisnis untuk mengelola upgrade, keamanan, dan infrastruktur, opsi ini mungkin mengorbankan manfaat multi-tenancy yang telah kita diskusikan sebelumnya.

Mana yang Terbaik untuk Bisnis Anda?

Pendorong utama pertumbuhan SaaS adalah bahwa SaaS memungkinkan perusahaan kecil dan menengah untuk memiliki akses setara dengan perusahaan besar terhadap perangkat lunak bisnis berkualitas tinggi dan fitur-rich. Sebelumnya, implementasi ERP membutuhkan staf TI, pusat data, dan investasi finansial yang signifikan. Sekarang, biaya di muka SaaS ERP jauh lebih rendah dibandingkan dengan solusi ERP on-premise.

Baca Juga: Memahami Pentingnya Implementasi ERP

SaaS ERP sangat cocok untuk perusahaan yang:

• Tidak ingin melibatkan waktu, tenaga, dan biaya dalam pemeliharaan serta peningkatan, dan tidak memiliki tim TI yang besar atau lebih memilih menggunakan tim tersebut untuk inisiatif lain.
• Menginginkan biaya awal yang rendah dan implementasi yang cepat.
• Tidak membutuhkan penyesuaian sistem yang rumit dan merasa nyaman dengan tingkat keamanan yang disediakan oleh penyedia cloud publik yang mengelola layanan tersebut.

Sebaliknya, ERP yang dihosting atau on-premise mungkin lebih cocok untuk perusahaan yang membutuhkan penyesuaian besar karena model bisnis yang unik, memiliki perangkat lunak lokal yang kompleks, atau kebutuhan khusus lainnya. Namun, pilihan ini dapat memerlukan keahlian internal dan investasi modal yang substansial untuk mendukung implementasi, modifikasi, peningkatan, dan aspek keamanan. Meskipun penyedia cloud memiliki skala untuk menerapkan sistem keamanan terkini, biaya ini mungkin signifikan mengingat kurangnya keahlian keamanan global.

ERP yang dihosting atau SaaS ERP penyewa tunggal sangat sesuai untuk perusahaan yang mencari kontrol dan keamanan solusi lokal sambil tetap mendapatkan fleksibilitas dan mengurangi biaya tim TI.

Terakhir, SaaS ERP penyewa tunggal didesain untuk keandalan dan keamanan fisik, mengatasi kekhawatiran mengenai pengendalian data dan memberikan manfaat dari solusi yang dikelola, termasuk staf yang fokus pada pemeliharaan fasilitas. Meskipun, penyesuaian mungkin lebih terbatas dibandingkan dengan sistem lokal karena keterbatasan dan persyaratan penyedia cloud yang mengelola perangkat lunak tersebut.

Kemampuan SaaS ERP

Banyak perusahaan muda atau yang sedang berkembang pesat memilih beralih ke SaaS ERP karena biaya awal yang lebih terjangkau atau keyakinan para pemimpin bahwa model cloud lokal dan non-SaaS, yang membutuhkan banyak sumber daya, bukanlah cara optimal untuk memanfaatkan aset perusahaan. Strategis untuk fokus pada pengembangan produk atau layanan, menjaga kepuasan pelanggan, dan meninggalkan tanggung jawab mengelola sistem TI yang tidak terkait langsung dengan produk.

Penyedia SaaS juga menyediakan skalabilitas tanpa kompleksitas seiring pertumbuhan bisnis dan modul untuk menyesuaikan dengan kasus penggunaan serta kebutuhan yang terus berkembang.

Perusahaan besar seringkali mengadopsi SaaS ERP sebagai bagian dari strategi ERP dua tingkat. Dalam model ini, organisasi menggunakan ERP lokal, seringkali yang sangat disesuaikan, di kantor pusat mereka, tetapi memilih SaaS ERP, misalnya, untuk kantor anak perusahaan atau kantor internasional. Setiap model disesuaikan dengan kebutuhan basis pengguna, dan informasi dari platform SaaS dapat diintegrasikan ke dalam ERP utama saat kedua platform tersebut terhubung.

Sebaliknya, beberapa perusahaan melihat perangkat lunak SaaS sebagai alternatif terbaik untuk menggantikan sistem lama yang memerlukan pemeliharaan tinggi. Ini khususnya berlaku untuk bisnis yang lebih matang yang telah menggunakan ERP lokal atau ERP tua selama beberapa dekade. SaaS ERP memberikan jalur cepat menuju modernisasi dan dapat mengurangi biaya TI serta kerumitan pemeliharaan.

Peran Cloud dalam ERP

Komputasi awan telah mengalami lonjakan popularitas dalam dua dekade terakhir berkat sejumlah keunggulan dibandingkan dengan TI lokal, termasuk:

1. Fleksibilitas Lebih Besar: Pengguna dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun yang terhubung dengan internet, memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam mengakses data dan aplikasi.
2. Mengurangi Biaya di Muka: Tanpa kebutuhan untuk membeli server atau peralatan tambahan, komputasi awan dapat mengurangi biaya investasi awal secara signifikan.
3. Elastisitas: Bisnis hanya membayar dan menggunakan sumber daya yang dibutuhkan pada saat tertentu, menghasilkan efisiensi biaya dengan skalabilitas yang mudah disesuaikan.
4. Implementasi Cepat dan Sederhana: Proses implementasi komputasi awan biasanya lebih cepat dan lebih sederhana daripada pendekatan TI lokal, memungkinkan organisasi untuk segera memanfaatkan solusi.
5. Berbagi Informasi yang Mudah: Kolaborasi dan berbagi informasi menjadi lebih mudah, baik secara internal maupun eksternal, karena akses terpusat ke data dan aplikasi di cloud.

Baca Juga: Berinvestasi Sistem ERP Wajib untuk Perusahaan Anda

SaaS ERP dan Transformasi Digital

ERP merupakan perangkat lunak dasar untuk bisnis, krusial dalam pengambilan keputusan dan otomatisasi proses berdasarkan data.

Sebagai sumber informasi utama bagi seluruh organisasi, perusahaan seringkali harus meningkatkan sistem ERP mereka. Pilihan menggunakan SaaS ERP menjadi langkah logis bagi bisnis yang ingin mengikuti perkembangan teknologi, meningkatkan efisiensi, memperbaiki pengalaman pelanggan, dan menggantikan sistem lokal yang sudah usang atau dibangun secara in-house.

Berdasarkan laporan IDC pada bulan Juni, pasar perangkat lunak ERP di seluruh dunia diperkirakan akan mencapai $32,6 miliar pada tahun 2024, naik dari $28,3 miliar pada tahun 2019 dengan CAGR sebesar 2,9%. Yang menarik, IDC memperkirakan bahwa cloud akan mengejar penerapan on-premise, melonjak dari 73,6% on-premise versus 26,4% cloud pada tahun 2019 menjadi 51,6% versus 48,4% pada tahun 2024, dengan pertumbuhan CAGR sebesar 16,2%. Terutama didorong oleh evolusi “produk ERP bisnis ukuran apa pun” yang cocok untuk perusahaan kecil.

Sistem SaaS ERP memungkinkan bisnis tetap unggul dan setara dengan pesaing karena seluruh pelanggan selalu menggunakan versi terbaru. Ini juga membuka peluang integrasi dengan berbagai solusi cloud lainnya, tidak hanya sistem inti seperti CRM dan HRMS, tetapi juga analisis data dan alat visualisasi. Di sinilah kekuatan komputasi awan benar-benar bersinar: Cloud menggabungkan semua wawasan ini menjadi satu, memungkinkan semua orang melihat data terbaru melalui komputer, ponsel cerdas, atau tablet yang terhubung.

Baca Juga: Acumatica Cloud ERP Indonesia: Solusi Bisnis Terdepan bersama ThinkTank Solusindo

Masa depan SaaS ERP

Vendor-vendor ERP terkemuka terus berupaya memperluas kemampuan solusi cloud mereka, melibatkan otomatisasi proses, analisis tingkat lanjut, dan antarmuka yang semakin ramah pengguna untuk memberikan pengalaman “layanan mandiri.” Kemampuan bagi seorang profesional keuangan untuk dengan cepat memahami tren tanpa bergantung pada bantuan TI dianggap sebagai langkah kemajuan yang signifikan.

Selanjutnya, penyedia layanan ERP berfokus pada integrasi teknologi baru seperti pembelajaran mesin, Internet of Things (IoT), dan blockchain. Perangkat lunak dengan pembelajaran mesin terus berkembang lebih cerdas seiring waktu, memungkinkan otomatisasi tugas manual dan berulang, seperti rekonsiliasi dan pelaporan, yang pada gilirannya menghasilkan efisiensi waktu dan penghematan biaya. Teknologi ini juga memiliki kemampuan untuk meramalkan perubahan permintaan di masa depan dan mendeteksi transaksi yang tidak biasa yang dapat menjadi indikasi penipuan.

IoT, mencakup berbagai peralatan terhubung seperti sensor dan kamera, memberikan kemampuan bagi sistem ERP untuk menerima informasi secara langsung. Misalnya, IoT dapat memonitor status mesin atau melacak lokasi truk pengiriman dengan data hampir real-time, memberikan pemimpin rantai pasokan pemahaman yang lebih mendalam tentang operasi saat ini.

Sementara itu, teknologi blockchain, dengan kemampuannya menyimpan riwayat rinci setiap transaksi dengan aman, menjadi alat penting dalam ERP. Jaringan blockchain dapat memberikan transparansi pada transaksi antar perusahaan, memungkinkan pelacakan dan visualisasi rantai pasokan secara lebih efisien. Ini juga membuka pintu bagi otomatisasi, seperti pengiriman yang dipicu secara otomatis oleh sistem setelah pesanan diterima atau pembuatan faktur setelah produk meninggalkan gudang.

Potensi manfaat yang ditawarkan oleh teknologi ini, bersama dengan teknologi lainnya, menjadi alasan utama mengapa banyak perusahaan beralih ke SaaS ERP—dan cloud ERP dianggap akan memainkan peran yang semakin krusial di masa depan bisnis.