Bagaimana Mencegah Scope Creep dalam Implementasi ERP Anda

Agu 10, 2023 Wendy Permana No Comment 910 Views Share on

Scope creep adalah kondisi di mana lingkup atau ruang lingkup sebuah proyek secara bertahap meluas atau berubah tanpa melalui proses perencanaan dan persetujuan yang formal. Ini terjadi ketika ada tambahan atau perubahan kecil yang secara kumulatif menambah beban kerja di luar lingkup awal yang telah disepakati, biasanya tanpa penambahan waktu, anggaran, atau sumber daya yang cukup untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

Scope creep sering terjadi akibat kurangnya pengawasan, perubahan prioritas dari pemangku kepentingan, atau komunikasi yang tidak jelas antara tim proyek dan klien. Beberapa dampak yang dapat muncul dari scope creep termasuk peningkatan biaya, keterlambatan proyek, dan penurunan kualitas karena tim harus bekerja lebih cepat untuk mengejar tenggat waktu.

Scope creep dalam implementasi software ERP terjadi ketika ruang lingkup proyek berkembang di luar rencana awal, biasanya karena permintaan tambahan atau perubahan spesifikasi yang muncul saat proyek berjalan. Dalam konteks ERP, ini sering melibatkan hal-hal seperti penambahan fitur baru, perubahan kebutuhan bisnis, atau penyesuaian khusus yang tidak termasuk dalam perencanaan awal.

Faktor-faktor penyebab scope creep saat implementasi ERP

Bagaimana cara mencegah scope creep ini dalam implementasi ERP Anda? Berikut langkah-langkah yang dapat diambil:

Kurangnya Definisi Lingkup Awal yang Jelas

Ketika tujuan dan batasan proyek tidak ditetapkan dengan baik sejak awal, ada ruang bagi tambahan permintaan dan perubahan selama implementasi. Ketiadaan dokumentasi yang rinci membuat tim dan pemangku kepentingan sering kali memiliki interpretasi yang berbeda tentang lingkup proyek.

Permintaan Kustomisasi Berlebih

ERP biasanya dirancang untuk memenuhi kebutuhan umum, tetapi perusahaan sering meminta penyesuaian khusus agar sesuai dengan proses unik mereka. Permintaan kustomisasi ini, jika tidak dikendalikan, dapat menyebabkan waktu dan biaya proyek meningkat secara signifikan.

Kurangnya Proses Pengendalian Perubahan

Jika tidak ada prosedur resmi untuk mengevaluasi dan menyetujui perubahan, maka permintaan tambahan cenderung disetujui tanpa analisis mendalam terhadap dampaknya. Ini membuat proyek lebih rentan terhadap scope creep, karena tambahan fitur atau penyesuaian bisa terus-menerus terjadi.

Komunikasi yang Kurang Efektif

Ketika komunikasi antara tim implementasi, manajemen, dan pemangku kepentingan tidak berjalan dengan baik, perubahan kecil sering kali tidak terdokumentasi dan diakui secara formal. Hal ini bisa menambah pekerjaan ekstra yang tidak terukur dan membuat proyek keluar dari jalurnya.

Perubahan Kebutuhan Bisnis Selama Implementasi

Perubahan strategi bisnis atau kebutuhan baru yang muncul di tengah proses implementasi ERP, seperti penambahan fungsi baru atau integrasi dengan sistem lain, sering kali memicu scope creep. Perubahan kebutuhan bisnis ini bisa terjadi karena perusahaan ingin memanfaatkan sistem ERP untuk kebutuhan yang baru mereka sadari.

Kurangnya Pelibatan Pemangku Kepentingan Sejak Awal

Jika pemangku kepentingan utama tidak dilibatkan sejak awal, maka input atau ekspektasi mereka sering muncul di tengah proyek. Permintaan tambahan dari mereka sering kali disertai tekanan untuk memasukkannya ke dalam proyek tanpa evaluasi menyeluruh.

Evaluasi Risiko yang Tidak Memadai

Proyek ERP yang tidak memperhitungkan risiko teknis dan operasional cenderung mengalami penyesuaian di tengah jalan. Misalnya, ketika tim menemukan bahwa sistem ERP sulit diintegrasikan dengan sistem lain, perubahan diperlukan yang memengaruhi lingkup proyek.

Penambahan Modul atau Lokasi Baru secara Bertahap

Ketika proyek sudah berjalan, perusahaan kadang memutuskan untuk menambahkan modul ERP baru atau memperluas jangkauan ERP ke lokasi atau departemen yang tidak direncanakan sebelumnya. Hal ini sering kali tidak disertai penambahan sumber daya atau waktu, sehingga proyek menjadi lebih rumit dan mahal.

Cara mencegah scope creep pada saat implementasi ERP

Scope creep, terlebih di saat implementasi software ERP, sering berujung pada pemborosan waktu, tenaga, dan biaya kedua belah pihak, baik client atau vendor. Untuk mencegahnya, ada baiknya untuk melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Definisikan dan Tetapkan Scope Awal Secara Jelas

Langkah pertama yang sangat penting adalah mendefinisikan dan menetapkan scope awal proyek ERP dengan jelas. Anda perlu mengidentifikasi fitur, fungsi, dan tujuan utama yang akan diimplementasikan. Melibatkan pihak-pihak terkait seperti tim proyek, manajemen, dan pengguna akhir akan membantu memahami harapan dan kebutuhan yang spesifik.

2. Dokumen Scope Proyek Secara Rinci

Buat dokumen scope proyek yang mendetail dan lengkap. Dokumen ini akan menjadi panduan yang jelas tentang apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Sertakan daftar fitur, batasan, dan tujuan yang telah ditetapkan. Dokumen ini juga akan menjadi acuan jika muncul perubahan atau perluasan yang perlu dievaluasi.

3. Tetapkan Proses Perubahan Scope

Mengingat bahwa perubahan dapat terjadi selama proyek, penting untuk menetapkan proses yang jelas untuk mengelola perubahan scope. Tentukan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menilai perubahan, memperkirakan dampaknya pada biaya dan jadwal, serta mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan sebelum melanjutkan.

4. Gunakan Pendekatan Agile Project Management

Metode Agile Project Management dapat membantu dalam menghindari scope creep. Dengan membagi proyek menjadi iterasi pendek yang disebut sprint, Anda dapat fokus pada tujuan yang dapat dicapai dalam jangka waktu tertentu. Pendekatan ini memungkinkan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan, sambil tetap mempertahankan fokus pada tujuan utama.

Baca Juga: Berinvestasi Sistem ERP Wajib untuk Perusahaan Anda

5. Libatkan Pemangku Kepentingan Secara Teratur

Keterlibatan pemangku kepentingan, seperti pengguna akhir dan manajemen, adalah kunci untuk mencegah scope creep. Dengan melibatkan mereka secara teratur, Anda dapat memastikan bahwa setiap perubahan kecil atau besar dievaluasi bersama-sama. Ini akan membantu dalam menjaga konsensus dan menghindari interpretasi yang salah.

6. Jaga Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif antara anggota tim proyek, pemangku kepentingan, dan manajemen sangat penting. Pastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan proyek, batasan scope, dan rencana perubahan. Komunikasi yang baik akan membantu mengatasi perubahan yang tak terhindarkan dengan lebih baik.

Kesimpulan

Mencegah scope creep dalam implementasi ERP adalah tantangan yang dapat diatasi dengan perencanaan yang matang, komunikasi yang efektif, dan fleksibilitas yang tepat. Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat meminimalkan risiko perluasan yang tidak terkendali dan menjaga proyek ERP Anda tetap pada jalur yang benar. Dengan demikian, Anda akan mendapatkan manfaat penuh dari investasi Anda dalam teknologi ERP.

---

Contact ThinkTank Solusindo for a free consultation and discover how Acumatica can transform your business.

• • Email: sales@8thintkank.com

• • 021-53675015

• • Whatsapp: Contact here or Here

• Set session with us : Click here