Implementasi ERP Tidak Harus Sekaligus, Ini Alasan Phased Implementation Lebih Realistis

Ibu Tina adalah owner perusahaan retail yang kini sudah memiliki belasan cabang dan satu gudang pusat. Selama bertahun-tahun, bisnisnya tumbuh cepat. Penjualan naik, jumlah SKU bertambah, dan tim operasional semakin besar. Namun di balik pertumbuhan itu, sistem yang digunakan masih terpisah-pisah. Data penjualan cabang tidak selalu sinkron dengan stok gudang, laporan keuangan sering terlambat, dan pengambilan keputusan terasa lebih berdasarkan intuisi daripada data real time.

Ketika memutuskan untuk mengimplementasikan ERP, Ibu Tina awalnya berpikir semuanya harus langsung berjalan sekaligus. Semua cabang, semua modul, dan semua proses bisnis aktif dalam satu waktu. Namun setelah berdiskusi lebih dalam dengan tim internal dan konsultan ERP, muncul kekhawatiran baru. Apakah operasional harian bisa tetap berjalan lancar jika seluruh sistem diganti dalam satu momen? Bagaimana jika tim belum siap beradaptasi, sementara transaksi tetap harus berjalan setiap hari?

Di sinilah konsep phased implementation mulai menjadi pertimbangan serius. Alih-alih melakukan implementasi ERP secara menyeluruh sekaligus, pendekatan ini memungkinkan perusahaan menjalankan sistem baru secara bertahap. Misalnya dimulai dari modul keuangan terlebih dahulu, lalu dilanjutkan ke inventory, dan kemudian ke operasional cabang. Setiap fase dievaluasi sebelum melangkah ke tahap berikutnya, sehingga risiko dapat dikendalikan dengan lebih baik.

Bagi perusahaan retail multi cabang seperti milik Ibu Tina, implementasi ERP tidak hanya soal teknologi, tetapi juga soal kesiapan organisasi dan stabilitas operasional. Artikel ini akan membahas mengapa phased implementation sering dianggap lebih realistis dalam implementasi ERP, bagaimana pendekatan ini bekerja, serta kapan strategi ini menjadi pilihan yang paling tepat bagi perusahaan yang sedang bertumbuh.

Apa Itu Phased Implementation dalam Implementasi ERP?

Dalam konteks implementasi ERP, phased implementation adalah pendekatan penerapan sistem yang dilakukan secara bertahap, bukan sekaligus. Artinya, perusahaan tidak langsung mengaktifkan seluruh modul ERP, seluruh cabang, dan seluruh proses bisnis dalam satu waktu. Setiap fase direncanakan, dijalankan, lalu dievaluasi sebelum masuk ke fase berikutnya.

Bagi Ibu Tina, pendekatan ini terasa lebih masuk akal. Dengan banyaknya cabang dan aktivitas transaksi harian yang tidak bisa berhenti, risiko gangguan operasional menjadi perhatian utama. Phased implementation memungkinkan tim fokus pada satu area terlebih dahulu, misalnya modul keuangan dan akuntansi, sambil tetap menjaga aktivitas penjualan dan distribusi berjalan normal.

Dalam praktik implementasi software ERP, phased implementation biasanya dibagi berdasarkan prioritas bisnis. Beberapa perusahaan memulainya dari modul yang paling krusial untuk kontrol, seperti akuntansi dan inventory. Setelah sistem di fase awal berjalan stabil dan pengguna mulai terbiasa, barulah modul lain seperti purchasing, warehouse management, atau operasional cabang diaktifkan secara bertahap.

Pendekatan ini bukan berarti proses implementasi menjadi lebih lambat. Justru, phased implementation membantu perusahaan mendapatkan visibilitas dan pembelajaran sejak fase awal. Tim dapat mengidentifikasi celah proses, melakukan penyesuaian konfigurasi, serta meningkatkan kesiapan pengguna sebelum sistem ERP diperluas ke area lain.

phased implementation dalam implementasi ERP adalah strategi untuk menurunkan risiko, menjaga stabilitas bisnis, dan memastikan adopsi sistem berjalan lebih mulus. Pemahaman ini menjadi dasar penting sebelum membahas bagaimana pendekatan bertahap ini diterapkan secara nyata dan mengapa banyak perusahaan menganggapnya lebih realistis dibandingkan implementasi sekaligus.

Phased Implementation dalam Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP, phased implementation bukan sekadar membagi proyek menjadi beberapa tahap, tetapi menyusun urutan penerapan sistem berdasarkan prioritas dan kesiapan bisnis. Setiap fase dirancang agar memberikan manfaat nyata tanpa mengganggu operasional inti perusahaan. Pendekatan ini sangat relevan bagi perusahaan dengan struktur yang kompleks, seperti bisnis retail multi cabang dan gudang terpusat milik Ibu Tina.

Salah satu pola yang paling umum adalah implementasi ERP berdasarkan modul. Perusahaan biasanya memulai dari modul keuangan dan akuntansi karena modul ini menjadi fondasi laporan dan kontrol bisnis. Setelah pencatatan transaksi, laporan keuangan, dan arus kas berjalan stabil, fase berikutnya dilanjutkan ke modul inventory dan warehouse management untuk meningkatkan akurasi stok dan pergerakan barang antar cabang.

Selain berdasarkan modul, phased implementation juga sering dilakukan berdasarkan unit bisnis atau lokasi. Dalam kasus perusahaan Ibu Tina, ERP dapat diterapkan terlebih dahulu di gudang pusat dan beberapa cabang utama. Setelah sistem terbukti stabil dan tim operasional sudah terbiasa, barulah ERP diperluas ke cabang-cabang lainnya. Pendekatan ini membantu perusahaan meminimalkan risiko kesalahan yang berdampak luas.

Pendekatan bertahap juga memungkinkan evaluasi dan penyesuaian di setiap fase. Jika ditemukan proses yang belum optimal atau kebutuhan bisnis yang berubah, perusahaan masih memiliki ruang untuk melakukan perbaikan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Hal ini membuat implementasi ERP terasa lebih adaptif dan selaras dengan kondisi nyata di lapangan.

Phased implementation dalam implementasi ERP memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk tumbuh bersama sistemnya. Alih-alih memaksakan seluruh organisasi beradaptasi dalam satu waktu, pendekatan ini membantu bisnis membangun fondasi yang kuat terlebih dahulu sebelum memperluas penggunaan ERP secara menyeluruh.

Mengapa Phased Implementation Cocok untuk ERP?

Implementasi ERP bukan hanya soal mengganti sistem lama dengan teknologi baru, tetapi juga mengubah cara kerja orang-orang di dalamnya. Di sinilah phased implementation menjadi sangat relevan. Dengan pendekatan bertahap, perusahaan dapat mengurangi risiko gangguan operasional yang sering terjadi ketika seluruh proses bisnis dipindahkan ke sistem baru dalam satu waktu.

Bagi perusahaan retail multi cabang seperti milik Ibu Tina, stabilitas operasional adalah prioritas utama. Transaksi penjualan harus tetap berjalan, stok harus akurat, dan laporan keuangan tidak boleh terhenti. Phased implementation memungkinkan perusahaan menguji sistem ERP dalam skala yang lebih terkendali. Jika ada kendala pada fase awal, dampaknya masih terbatas dan bisa segera diperbaiki sebelum meluas ke seluruh organisasi.

Alasan lain mengapa phased implementation cocok untuk ERP adalah faktor kesiapan pengguna. Tidak semua tim memiliki tingkat pemahaman dan adaptasi yang sama terhadap sistem baru. Dengan penerapan bertahap, pelatihan dapat dilakukan lebih fokus, dan pengguna memiliki waktu untuk membangun kebiasaan kerja baru. Hal ini secara signifikan meningkatkan user adoption dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.

Selain itu, pendekatan bertahap memberikan kontrol yang lebih baik terhadap biaya dan ruang lingkup proyek. Setiap fase memiliki target yang jelas dan dapat dievaluasi sebelum melangkah ke tahap berikutnya. Bagi Ibu Tina, ini berarti manajemen bisa melihat hasil nyata dari fase awal implementasi ERP sebelum memutuskan investasi lanjutan, tanpa harus mempertaruhkan seluruh operasional bisnis sekaligus.

Phased implementation membuat implementasi ERP terasa lebih realistis karena selaras dengan dinamika bisnis yang sedang berjalan. Pendekatan ini membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara kebutuhan transformasi digital dan keberlangsungan operasional sehari-hari.

Phased Implementation vs Big Bang dalam Implementasi ERP

Setelah memahami mengapa phased implementation sering dianggap lebih realistis, pertanyaan berikutnya yang biasanya muncul adalah perbandingannya dengan pendekatan big bang. Keduanya sama-sama digunakan dalam implementasi ERP, namun memiliki karakteristik dan risiko yang sangat berbeda.

Pada pendekatan big bang, seluruh modul ERP dan seluruh unit bisnis diaktifkan dalam satu waktu. Strategi ini terlihat cepat dan tegas, tetapi membutuhkan kesiapan organisasi yang sangat tinggi. Jika terjadi kendala, dampaknya bisa langsung dirasakan di seluruh operasional perusahaan. Bagi bisnis retail multi cabang seperti milik Ibu Tina, risiko ini tentu tidak kecil, terutama ketika transaksi dan distribusi harus berjalan tanpa henti.

Sebaliknya, phased implementation memecah proses implementasi ERP ke dalam beberapa tahap yang lebih terkontrol. Setiap fase memiliki ruang untuk pengujian, evaluasi, dan penyesuaian sebelum melangkah ke tahap berikutnya. Pendekatan ini memberi perusahaan waktu untuk belajar dari fase awal dan memperbaiki proses tanpa tekanan besar terhadap operasional harian.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut perbandingan antara kedua pendekatan tersebut:

Bagi Ibu Tina, tabel ini memperjelas bahwa phased implementation memberikan ruang aman untuk beradaptasi tanpa mengorbankan stabilitas bisnis. Keputusan implementasi ERP pun tidak lagi sekadar soal cepat atau lambat, tetapi soal seberapa siap perusahaan menghadapi perubahan.

Tidak semua perusahaan cocok dengan pendekatan big bang. Dalam banyak kasus, terutama untuk bisnis dengan proses yang kompleks, phased implementation menawarkan keseimbangan antara kecepatan transformasi dan keamanan operasional.

Contoh Penerapan Phased Implementation ERP

Agar konsep phased implementation tidak berhenti di teori, penting untuk melihat bagaimana pendekatan ini diterapkan secara nyata dalam implementasi ERP. Pada perusahaan retail multi cabang dan gudang seperti milik Ibu Tina, penerapan bertahap biasanya dimulai dari area yang paling membutuhkan kontrol dan visibilitas.

Fase awal implementasi ERP sering difokuskan pada modul keuangan dan akuntansi. Di tahap ini, perusahaan mulai mencatat transaksi penjualan, pembelian, dan biaya operasional dalam satu sistem terintegrasi. Bagi Ibu Tina, fase ini memberikan dampak cepat karena laporan keuangan menjadi lebih rapi, konsisten, dan dapat diakses tepat waktu untuk pengambilan keputusan.

Setelah fase keuangan berjalan stabil, perusahaan dapat melanjutkan ke modul inventory dan warehouse management. Pada tahap ini, pergerakan stok dari gudang ke cabang mulai tercatat secara real time. Kesalahan pencatatan stok dapat dikurangi, dan perencanaan pengadaan barang menjadi lebih akurat. Karena modul keuangan sudah lebih dulu aktif, dampak finansial dari pergerakan stok juga langsung tercermin dalam laporan.

Fase berikutnya biasanya mencakup operasional cabang, termasuk penjualan, replenishment, dan integrasi antar lokasi. Tidak semua cabang harus langsung masuk dalam satu waktu. Beberapa cabang utama bisa dijadikan pilot terlebih dahulu. Setelah proses berjalan lancar dan tim sudah terbiasa, barulah ERP diterapkan ke cabang lainnya secara bertahap.

Pendekatan ini juga memberi ruang bagi evaluasi berkelanjutan. Jika pada satu fase ditemukan proses yang belum optimal atau kebutuhan tambahan, perusahaan masih memiliki kesempatan untuk melakukan penyesuaian sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Inilah salah satu kekuatan utama phased implementation dalam implementasi ERP, sistem tumbuh seiring dengan kesiapan bisnis.

Pendekatan ini juga memberi ruang bagi evaluasi berkelanjutan. Jika pada satu fase ditemukan proses yang belum optimal atau kebutuhan tambahan, perusahaan masih memiliki kesempatan untuk melakukan penyesuaian sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Inilah salah satu kekuatan utama phased implementation dalam implementasi ERP, sistem tumbuh seiring dengan kesiapan bisnis.

Tantangan Phased Implementation dan Cara Mengatasinya

Meskipun phased implementation menawarkan banyak keunggulan dalam implementasi ERP, pendekatan ini tetap memiliki tantangan yang perlu dipahami sejak awal. Menyadari potensi kendala justru membantu perusahaan mempersiapkan strategi yang lebih matang dan menghindari masalah di tengah jalan.

Salah satu tantangan utama phased implementation adalah durasi proyek yang relatif lebih panjang. Karena sistem diterapkan secara bertahap, proses implementasi ERP tidak selesai dalam satu waktu. Bagi Ibu Tina, hal ini menuntut kesabaran dan komitmen manajemen agar setiap fase dijalankan sesuai rencana. Tantangan ini dapat diatasi dengan menyusun roadmap implementasi yang jelas, lengkap dengan target dan indikator keberhasilan di setiap fase.

Tantangan berikutnya adalah risiko ketidaksinkronan proses antar fase. Pada masa transisi, sebagian proses bisnis sudah berjalan di sistem ERP, sementara sebagian lainnya masih menggunakan sistem lama. Jika tidak dikelola dengan baik, kondisi ini bisa menimbulkan kebingungan di tingkat operasional. Solusinya adalah memastikan integrasi data dan prosedur kerja sementara sudah dirancang sejak awal, serta komunikasi yang konsisten kepada seluruh tim.

Phased implementation juga berpotensi mengalami scope creep, di mana kebutuhan baru terus muncul seiring berjalannya proyek. Tanpa kontrol yang ketat, proyek implementasi ERP bisa melebar dan sulit diselesaikan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu menetapkan batasan scope yang jelas di setiap fase dan melakukan evaluasi kebutuhan secara terstruktur sebelum menambahkan perubahan baru.

Terakhir, konsistensi manajemen perubahan menjadi tantangan yang sering diabaikan. Karena proyek berjalan dalam beberapa tahap, antusiasme dan fokus tim bisa menurun di tengah jalan. Dalam kasus Ibu Tina, dukungan manajemen, pelatihan berkelanjutan, dan keterlibatan pengguna kunci menjadi faktor penting agar setiap fase implementasi ERP tetap berjalan efektif.

Kesimpulan

Bagi perusahaan yang sedang bertumbuh seperti bisnis retail multi cabang milik Ibu Tina, implementasi ERP bukan sekadar proyek teknologi, tetapi keputusan strategis yang berdampak langsung pada operasional harian. Pengalaman di lapangan menunjukkan bahwa perubahan besar yang dilakukan sekaligus sering kali membawa risiko tinggi, terutama ketika organisasi belum sepenuhnya siap.

Di sinilah phased implementation menjadi pendekatan yang lebih realistis. Dengan menerapkan ERP secara bertahap, perusahaan memiliki ruang untuk belajar, beradaptasi, dan memperbaiki proses di setiap fase. Risiko gangguan operasional dapat ditekan, adopsi pengguna berjalan lebih mulus, dan manajemen memiliki kontrol yang lebih baik terhadap biaya serta cakupan proyek.

Pendekatan ini membuktikan bahwa implementasi ERP tidak harus dilakukan sekaligus untuk memberikan hasil. Justru dengan strategi yang terencana dan bertahap, ERP dapat benar-benar menjadi fondasi sistem yang mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang, bukan sumber masalah baru di tengah jalan.

Siap Memulai Implementasi ERP dengan Lebih Aman?

Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan implementasi ERP dan ingin memastikan prosesnya berjalan lebih terkontrol melalui pendekatan phased implementation, Think Tank Solusindo siap membantu.

Sebagai konsultan ERP berpengalaman, Think Tank Solusindo mendampingi perusahaan dalam menyusun roadmap implementasi yang realistis, mulai dari tahap awal hingga sistem berjalan optimal. Anda juga dapat mencoba demo gratis solusi ERP seperti SAP Business One, SAP S/4HANA, atau Acumatica, untuk memahami mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

🚀 Coba Demo Gratis Sekarang!

• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com
• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189

FAQ Seputar Phased Implementation dalam Implementasi ERP