Pertanyaan Wajib Saat Memilih Mitra Implementasi SAP di Indonesia

Keputusan untuk memulai proyek SAP akhirnya resmi diketok. Setelah melewati serangkaian diskusi lintas divisi, demo sistem, dan pertimbangan anggaran, manajemen sepakat bahwa perusahaan membutuhkan satu platform terintegrasi untuk menopang pertumbuhan bisnis ke depan. Bagi Ibu Andina, IT Director perusahaan tersebut, keputusan ini terasa seperti langkah maju yang sudah lama ditunggu. Sistem lama yang terpisah-pisah akhirnya akan ditinggalkan.

Di fase awal, suasana tim dipenuhi antusiasme. Diskusi internal berjalan lancar, ekspektasi bisnis mulai dirumuskan, dan roadmap implementasi mulai terbentuk. Dari sisi konsep, semuanya tampak jelas. SAP dikenal sebagai sistem yang matang, best practice-nya terdokumentasi, dan sudah digunakan oleh banyak perusahaan dengan skala serupa. Ibu Andina cukup percaya diri bahwa pilihan software-nya sudah tepat.

Namun, dinamika mulai berubah ketika pembahasan masuk ke tahap lanjutan, yaitu menentukan mitra implementasi SAP. Di permukaan, prosesnya terlihat sederhana. Pihak yang melakukan demo, menyusun proposal, dan menawarkan solusi seolah menjadi satu kesatuan. Tapi semakin dalam Ibu Andina terlibat, semakin ia menyadari bahwa proyek SAP bukan hanya soal siapa yang menjual solusi, melainkan siapa yang benar-benar akan mendampingi timnya dalam proses implementasi yang panjang dan kompleks.

Sebagai IT Director, Ibu Andina paham bahwa keberhasilan SAP tidak ditentukan saat kontrak ditandatangani, melainkan saat tim implementasi mulai bekerja di lapangan. Siapa konsultan yang akan melakukan requirement gathering, siapa yang merancang proses bisnis, dan siapa yang akan membantu ketika user mengalami kesulitan pasca go-live, semuanya memiliki dampak besar terhadap hasil akhir proyek. Di titik ini, excitement awal mulai bercampur dengan kehati-hatian.

Ibu Andina pun mulai menyadari satu hal penting. Tantangan terbesar dalam proyek SAP bukanlah memilih sistemnya, melainkan memastikan bahwa mitra implementasi yang dipilih benar-benar memahami bisnis, mampu mengeksekusi janji di proposal, dan siap berjalan bersama perusahaan dalam jangka panjang. Dari sinilah, kebutuhan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan krusial mulai muncul.

Kesalahan Umum Saat Memilih Mitra Implementasi SAP

Di titik ini, Ibu Andina mulai meninjau kembali proses yang sedang berjalan. Proposal demi proposal terlihat rapi, presentasi disampaikan dengan percaya diri, dan hampir semua mitra implementasi mengklaim memiliki pengalaman yang relevan. Secara sekilas, tidak ada yang tampak “salah”. Namun justru di sinilah banyak perusahaan, tanpa sadar, terjebak pada kesalahan yang sama.

Kesalahan pertama adalah menganggap semua mitra implementasi SAP itu setara. Karena sama-sama membawa nama SAP, sering muncul asumsi bahwa kualitas implementasi akan kurang lebih sama. Padahal, di balik logo dan sertifikasi, setiap mitra memiliki kedalaman pengalaman, pendekatan kerja, dan kualitas tim yang sangat berbeda. Bagi Ibu Andina, ini menjadi titik refleksi awal bahwa label partner saja tidak cukup untuk menjamin hasil.

Kesalahan berikutnya adalah terlalu fokus pada proposal dan harga, bukan pada proses kerja nyata. Di atas kertas, scope terlihat lengkap dan timeline tampak masuk akal. Namun proposal jarang benar-benar menggambarkan bagaimana dinamika implementasi akan berlangsung sehari-hari. Siapa yang akan memimpin diskusi dengan user, bagaimana konflik kebutuhan antar divisi diselesaikan, dan seberapa fleksibel mitra menghadapi perubahan kebutuhan bisnis, sering kali tidak dibahas secara mendalam.

Ibu Andina juga menyadari satu hal yang sering luput diperhatikan, yaitu siapa tim yang benar-benar akan mengerjakan proyek. Tidak sedikit perusahaan yang terpesona oleh presentasi presales yang solid, tetapi tidak pernah bertanya apakah orang yang sama akan terlibat langsung saat implementasi dimulai. Ketika proyek berjalan dan muncul tantangan, barulah terasa perbedaan antara janji awal dan eksekusi di lapangan.

Kesalahan lainnya adalah menganggap implementasi SAP sebagai proyek IT semata. Pendekatan ini membuat pemilihan mitra terlalu berfokus pada aspek teknis, sementara pemahaman proses bisnis, change management, dan kesiapan user sering menjadi nomor dua. Padahal, Ibu Andina tahu betul bahwa resistensi user dan proses yang tidak selaras justru menjadi penyebab utama kegagalan banyak proyek sistem.

Di tahap ini, Ibu Andina mulai menyimpulkan bahwa memilih mitra implementasi SAP bukan sekadar soal reputasi atau harga yang ditawarkan. Yang jauh lebih penting adalah memastikan bahwa mitra tersebut mampu bekerja sebagai perpanjangan tangan tim internal, bukan sekadar vendor yang menyelesaikan tugas lalu pergi. Dari sinilah, muncul kebutuhan untuk menggali lebih dalam, dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang sering kali baru terpikir setelah proyek berjalan.

Mengapa Mitra Implementasi Lebih Menentukan daripada Sistem SAP Itu Sendiri?

Semakin jauh Ibu Andina mendalami rencana proyek, semakin jelas satu hal penting yang sebelumnya terasa samar. SAP, sebagai sistem, sebenarnya sudah membawa kerangka kerja dan best practice yang cukup matang. Modul-modulnya dirancang untuk menjawab berbagai kebutuhan bisnis, dari keuangan hingga operasional. Artinya, di banyak kasus, tantangannya bukan pada kemampuan sistem, melainkan pada bagaimana sistem tersebut diterjemahkan ke dalam realitas perusahaan.

Di sinilah peran mitra implementasi menjadi sangat menentukan. SAP tidak datang sebagai solusi instan yang bisa langsung dipakai begitu saja. Setiap proses bisnis perlu dipahami, dipetakan, lalu disesuaikan dengan konfigurasi sistem. Jika mitra implementasi hanya fokus “membuat sistem jalan”, tanpa benar-benar memahami cara bisnis beroperasi sehari-hari, hasil akhirnya sering kali terasa asing bagi user.

Ibu Andina juga mulai melihat bahwa kualitas mitra implementasi tercermin dari cara mereka bertanya, bukan hanya dari cara mereka menjawab. Mitra yang berpengalaman biasanya akan banyak menggali, mempertanyakan asumsi, bahkan menantang kebiasaan lama yang kurang efisien. Sebaliknya, mitra yang hanya mengejar penyelesaian proyek cenderung menerima semua permintaan apa adanya, lalu menuangkannya ke dalam sistem tanpa mempertimbangkan dampak jangka panjang.

Selain itu, proyek SAP bukanlah proses linier yang selalu berjalan mulus. Perubahan kebutuhan, dinamika internal, dan resistensi user hampir pasti muncul di tengah jalan. Dalam kondisi seperti ini, mitra implementasi berperan bukan hanya sebagai penyedia solusi teknis, tetapi juga sebagai partner diskusi dan penyeimbang antara kebutuhan bisnis dan keterbatasan sistem. Tanpa pendekatan ini, SAP berisiko menjadi sistem yang secara teknis selesai, namun secara praktis tidak benar-benar digunakan.

Pada titik ini, Ibu Andina semakin yakin bahwa memilih mitra implementasi adalah keputusan strategis, bukan keputusan administratif. SAP bisa saja sama, modul yang dipakai bisa serupa, tetapi pengalaman implementasi dan hasil akhirnya bisa sangat berbeda tergantung siapa yang mendampingi perusahaan. Kesadaran inilah yang mendorong Ibu Andina untuk berhenti sejenak dan mulai menyusun pertanyaan-pertanyaan yang benar-benar perlu dijawab sebelum proyek berjalan lebih jauh.

Pertanyaan-Pertanyaan Wajib Sebelum Menentukan Mitra Implementasi SAP

Di tengah berbagai proposal dan diskusi yang terus berjalan, Ibu Andina menyadari bahwa ia perlu mengubah cara pandangnya. Alih-alih hanya menilai dari apa yang disampaikan di presentasi, ia mulai fokus pada pertanyaan-pertanyaan yang bisa membuka gambaran sebenarnya tentang bagaimana proyek SAP akan dijalankan.

Bukan untuk menjebak calon mitra, tetapi untuk memastikan keselarasan sejak awal. Berikut ini beberapa pertanyaan yang sebaiknya ditanyakan sebelum penentuan mitra implementasi:

1. Pengalaman industri

Bagi Ibu Andina, memahami SAP saja tidak cukup. Yang jauh lebih penting adalah apakah mitra implementasi benar-benar pernah menangani proses bisnis yang serupa. Setiap industri memiliki kompleksitas dan kebiasaan yang berbeda. Tanpa pengalaman relevan, risiko miskomunikasi dan desain proses yang kurang tepat akan jauh lebih besar.

2. Pendekatan dan metodologi implementasi

Ibu Andina ingin tahu bagaimana mitra tersebut biasanya memulai proyek, mengelola perubahan kebutuhan, dan memastikan setiap fase berjalan sesuai rencana. Metodologi yang jelas bukan sekadar dokumen formal, melainkan cerminan kedewasaan cara kerja. Dari sini, Ibu Andina bisa menilai apakah proyek akan dikendalikan secara sistematis atau berjalan reaktif mengikuti masalah.

3. Siapa saja yang akan terlibat langsung dalam proyek

Ibu Andina mulai menanyakan profil tim, peran masing-masing konsultan, dan tingkat keterlibatan mereka dari awal hingga go-live. Ia sadar bahwa keberhasilan implementasi sangat bergantung pada orang-orang yang hadir di ruang diskusi harian, bukan hanya pada nama perusahaan di proposal.

4. Dukungan setelah sistem go-live

Ia memahami bahwa implementasi SAP tidak berhenti saat sistem dinyatakan live. Justru di fase inilah banyak tantangan muncul, mulai dari adaptasi user hingga kebutuhan penyesuaian kecil yang krusial. Mitra implementasi yang siap mendampingi setelah go-live menunjukkan komitmen jangka panjang, bukan sekadar menyelesaikan proyek.

5. Pengelolaan perubahan dan kesiapan user

Baginya, keberhasilan SAP sangat bergantung pada penerimaan pengguna di lapangan. Ia ingin tahu sejauh mana mitra implementasi membantu perusahaan dalam hal pelatihan, komunikasi perubahan, dan pendampingan user. Tanpa perhatian di area ini, sistem yang baik sekalipun berisiko tidak dimanfaatkan secara optimal.

Melalui rangkaian pertanyaan tersebut, Ibu Andina merasa lebih siap dalam menilai calon mitra implementasi secara objektif. Bukan berdasarkan janji atau asumsi, melainkan pada kesiapan nyata untuk bekerja bersama dalam proyek yang kompleks dan berdampak luas. Dari sini, satu pemahaman baru mulai terbentuk, bahwa pertanyaan yang tepat di awal bisa mencegah masalah besar di kemudian hari.

Dampak Nyata Ketika Pertanyaan-Pertanyaan Ini Tidak Pernah Diajukan

Seiring berjalannya waktu, Ibu Andina mulai mengingat berbagai cerita dari rekan seprofesi dan pengalaman proyek sebelumnya. Banyak di antaranya tidak dimulai dengan kesalahan besar, tetapi dengan hal-hal kecil yang sejak awal tidak pernah diklarifikasi. Ketika pertanyaan penting dilewatkan, dampaknya jarang langsung terlihat, namun perlahan muncul dan menumpuk di tengah perjalanan proyek.

1. Timeline implementasi yang terus bergeser

Tanpa kesepahaman yang jelas mengenai pendekatan kerja dan ruang lingkup, perubahan kebutuhan di tengah jalan menjadi sulit dikelola. Setiap penyesuaian terasa seperti kejutan, dan proyek yang awalnya direncanakan selesai dalam hitungan bulan berubah menjadi proses panjang yang melelahkan bagi tim internal.

2. Penerimaan user terhadap sistem

Ketika proses bisnis tidak dipahami dengan baik sejak awal, konfigurasi SAP sering kali terasa “asing” bagi pengguna. Akibatnya, user terpaksa mencari jalan pintas, kembali ke spreadsheet, atau menjalankan sistem di luar SAP. Sistem memang live, tetapi tidak benar-benar menjadi alat kerja utama.

3. Banyaknya penyesuaian dan pekerjaan tambahan setelah go-live

Hal-hal yang seharusnya bisa diantisipasi sejak fase desain justru muncul sebagai permintaan perubahan mendadak. Selain menambah beban biaya, kondisi ini juga menguras energi tim dan menurunkan kepercayaan terhadap proyek.

4. Hubungan dengan mitra implementasi

Tanpa ekspektasi yang disepakati bersama, diskusi mulai dipenuhi dengan saling menyalahkan. Tim internal merasa kebutuhan bisnis tidak dipahami, sementara mitra implementasi merasa permintaan terus berubah. Situasi seperti ini bukan hanya memperlambat proyek, tetapi juga menciptakan ketegangan yang seharusnya bisa dihindari.

5. Dampak kepercayaan terhadap transformasi digital

Proyek SAP yang seharusnya menjadi fondasi pertumbuhan justru dipersepsikan sebagai beban. Dari sudut pandang Ibu Andina, inilah harga mahal dari keputusan yang terburu-buru dan pertanyaan yang tidak pernah diajukan di awal.

Penutup

Di titik ini, Ibu Andina menyadari bahwa proyek SAP bukan sekadar agenda IT atau proyek sistem semata. Di balik modul, konfigurasi, dan timeline, ada keputusan strategis yang akan membentuk cara perusahaan bekerja bertahun-tahun ke depan. Dan keputusan itu dimulai bukan dari sistem apa yang dipilih, melainkan dari siapa yang dipercaya untuk mengimplementasikannya.

Bagi Ibu Andina, pertanyaan-pertanyaan yang sempat terasa “terlalu detail” justru menjadi penyelamat. Bukan karena semua risiko bisa dihilangkan, tetapi karena ekspektasi sejak awal menjadi lebih jelas. Ia belajar bahwa mitra implementasi yang tepat bukan yang paling fasih menjelaskan fitur, melainkan yang mampu memahami konteks bisnis, berdiskusi secara terbuka, dan hadir sebagai partner ketika situasi tidak berjalan sesuai rencana.

Transformasi dengan SAP memang membutuhkan komitmen besar. Namun, dengan mitra implementasi yang tepat, kompleksitas tersebut bisa dikelola menjadi proses yang terarah dan berdampak nyata. Dari sudut pandang Ibu Andina, inilah pelajaran terpenting dari seluruh proses pengambilan keputusan tersebut, bertanya lebih dalam di awal jauh lebih murah daripada memperbaiki kesalahan di akhir.

Jika Anda saat ini sedang berada di fase serupa dengan Ibu Andina, sudah memutuskan menggunakan SAP dan sedang menimbang mitra implementasi yang tepat, ada baiknya meluangkan waktu untuk berdiskusi lebih awal dengan pihak yang benar-benar memahami konteks bisnis Anda.

Melalui sesi diskusi atau demo gratis, Anda bisa melihat langsung bagaimana pendekatan implementasi dijalankan, bagaimana tim bekerja, dan bagaimana kebutuhan bisnis diterjemahkan ke dalam sistem. Pendekatan seperti ini membantu memastikan bahwa proyek SAP Anda berjalan dengan fondasi yang sehat sejak hari pertama.

Anda dapat menjadwalkan diskusi awal dengan tim konsultan Think Tank Solusindo untuk mengeksplorasi kebutuhan implementasi SAP secara lebih mendalam dan objektif.

📞 Hubungi Kami Sekarang

• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com

FAQ Seputar Memilih Mitra Implementasi SAP