3 Tips Mempersiapkan Proses Pemilihan ERP

Di era industri 4.0 ini, banyak organisasi atau perusahaan yang makin ‘melek’ akan teknologi. Mereka menyadari bahwa sistem lama atau proses manual yang digunakan sudah tidak mampu mengikuti perkembangan bisnis yang semakin kompleks. Ketika data tersebar di berbagai aplikasi dan tim kesulitan bekerja secara sinkron, kemampuan untuk mengambil keputusan yang cepat dan tepat pun menjadi terhambat.

Memilih sistem ERP baru bukan sekadar mengganti software. Proses ini membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang kondisi internal perusahaan, mulai dari proses bisnis, struktur organisasi, hingga kesiapan teknologi yang sudah ada. Jika dilakukan tanpa persiapan yang matang, pemilihan ERP dapat mengarah pada biaya yang membengkak atau solusi yang tidak sesuai dengan kebutuhan jangka panjang.

Itulah sebabnya banyak perusahaan kini mulai berfokus pada tahap pra-seleksi ERP. Tahap ini membantu memastikan bahwa proses pemilihan, negosiasi, hingga implementasi dapat berjalan lebih terarah dan memberikan hasil maksimal. Dengan persiapan yang tepat, perusahaan dapat memilih software ERP yang benar-benar mendukung pertumbuhan dan transformasi digital mereka.

Berikut tiga langkah penting yang dapat membantu Anda mempersiapkan proses pemilihan ERP secara efektif.

1. Pahami Alasan Anda Membutuhkan ERP Baru

Hal pertama yang selalu kami tanyakan ketika bertemu klien adalah, “Apa yang sedang terjadi di organisasi Anda?”

Sebagian besar, jawabannya adalah, “Kami sedang mengevaluasi cara kerja kami, dan kami menyadari bahwa teknologi yang kami gunakan saat ini sudah tidak mendukung bisnis.”

Biasanya, ada tiga skenario yang sering kami temukan:

• Organisasi yang masih muda
  Umumnya mereka menggunakan Excel, QuickBooks, dan solusi software bawaan dari mesin atau peralatan yang dibeli. Mereka belum memiliki software HR, hanya outsourcing ke ADP untuk urusan SDM. Organisasi seperti ini biasanya sudah siap untuk beralih ke solusi yang lebih canggih dan terintegrasi.
• Organisasi yang sudah mapan
  Perusahaan seperti ini sudah pernah mengimplementasikan ERP bertahun-tahun yang lalu. Sistem itu cocok pada masanya, tetapi bisnis sudah berkembang. Mereka menyesuaikan software tersebut untuk mengikuti pertumbuhan, namun justru menciptakan proses dan teknologi yang sangat kompleks seperti kepompong. Akibatnya, mereka tidak bisa lagi melakukan upgrade dan ingin melakukan modernisasi.
• Organisasi besar
  Bisnis ini berkembang melalui merger dan akuisisi, sehingga kini memiliki banyak lokasi dan unit bisnis, masing-masing dengan sistem yang berbeda atau memiliki sistem yang sama tetapi terpisah. Organisasi seperti ini ingin beroperasi sebagai satu perusahaan dengan satu solusi yang konsisten.

Benang merah dari semua contoh ini adalah kebutuhan untuk mengikuti aliran data dari vendor hingga pelanggan akhir, serta di seluruh fungsi bisnis. Karena itu, kemampuan mengambil keputusan berdasarkan data yang akurat menjadi alasan utama banyak organisasi mempertimbangkan software ERP baru.

Mungkin kondisi ini juga relevan dengan organisasi Anda. Namun bisa juga, solusi Anda sebenarnya bukan teknologi baru.

Contohnya, salah satu klien kami dari industri makanan dan minuman. Saat melakukan assessment, kami menemukan bahwa mereka menempatkan material yang sering digunakan di bagian belakang gudang, sementara material yang jarang digunakan justru di depan. Hanya dengan menukar posisi material, perusahaan tersebut menjadi jauh lebih efisien.

2. Bentuk Tim Proyek ERP

Kami menyarankan untuk membentuk tim pemilihan ERP yang melibatkan perwakilan dari setiap fungsi bisnis. Pastikan Anda menyertakan karyawan yang benar-benar memahami proses mereka dan bagaimana proses tersebut berinteraksi dengan sistem saat ini.

Peran lain yang sangat penting adalah sponsor executive. Orang ini berperan mengambil keputusan penting dan menunjukkan dukungan yang jelas terhadap proyek.

Selain itu, peran paling krusial dalam tim proyek adalah project manager. Biasanya mereka adalah sumber daya internal yang memiliki pemahaman mendalam tentang bisnis dan operasi perusahaan.

3. Identifikasi Masalah Utama Bisnis Anda

Data Anda mengikuti alur proses bisnis. Beberapa di antaranya adalah “resep rahasia” yang membuat Anda kompetitif, sementara yang lain justru menjadi beban yang menghambat efisiensi, profitabilitas, dan pertumbuhan.

Setiap kali kami melakukan assessment pada organisasi, hal pertama yang kami lakukan adalah mengidentifikasi pain point dalam proses mereka saat ini. Ini adalah langkah logis untuk memperbaiki proses bisnis dan menemukan sistem yang tepat untuk mendukung kondisi ideal di masa depan.

Biasanya, pain point bermuara pada tiga hal: masalah organisasi, masalah proses, atau masalah teknis. Dari sisi proses, biasanya ada tiga situasi umum:

• Proses manual: harus bekerja dengan banyak aplikasi atau sistem, mengunduh data dari satu sistem lalu memasukkannya secara manual ke sistem lain.
• Proses duplikasi: harus menangani informasi yang sama dengan cara berbeda karena Anda memiliki banyak sistem, manajer, atau unit bisnis yang meminta hal berbeda.
• Proses ‘budaya’: adanya kebiasaan “dari dulu kami selalu melakukannya seperti ini.”

Sebelum memulai proses pemilihan ERP, kami menyarankan untuk berinvestasi dalam manajemen proses bisnis (dan dalam beberapa kasus, business process reengineering) agar Anda dapat menentukan kondisi ideal di masa depan dan mengkomunikasikan kebutuhan prioritas kepada vendor ERP.

4 Masalah Proses yang Harus Segera Diperbaiki

1. Spreadsheet dan Database Buatan Sendiri
   Hampir setiap organisasi memiliki spreadsheet atau database “di bawah radar” yang menjadi tulang punggung operasional. Biasanya hanya ada satu orang yang mengelolanya di komputer pribadinya, tanpa visibilitas ke seluruh tim. Semua orang berharap file itu tidak rusak atau komputernya tidak crash.
2. Mengandalkan Pengetahuan yang Tidak Terdokumentasi
   Banyak organisasi memiliki karyawan yang menjadi “bottleneck pengetahuan.” Mereka tahu detail bisnis dengan sangat baik, tetapi pengetahuan ini tidak pernah terdokumentasi atau dibagikan. Ini tidak selalu disengaja, tetapi tetap saja tidak efisien dan sulit untuk ditingkatkan skalanya.
3. Departemen Tidak Berkomunikasi dengan Baik
   Bahkan perusahaan kecil pun bisa memiliki silo data antar departemen. Komunikasi terputus, informasi salah ditangkap, dan tim tidak selaras, terutama karena kurangnya kematangan operasional dan teknologi.
4. Mengandalkan Perkiraan sebagai Dasar Pengambilan Keputusan
   Ketika sistem sudah ketinggalan zaman dan proses bisnis bermasalah, maka informasi yang akurat bisa sulit ditemukan. Namun tim tetap harus mengambil keputusan, meskipun spreadsheet atau laporan ad hoc tersebut sebenarnya tidak dapat diandalkan.

Kesimpulan

Sistem ERP modern dengan kemampuan pelaporan yang canggih bisa menjadi kunci bagi perusahaan Anda untuk tumbuh. Dengan sistem terintegrasi, Anda bisa mengakses data real-time yang akurat dan melayani kebutuhan pelanggan dengan lebih efisien.

Sebelum mulai mengevaluasi vendor ERP apa pun, pastikan Anda memiliki tujuan bisnis yang jelas serta gambaran tentang proses ideal yang ingin dicapai. Hal ini akan membantu Anda memilih sistem yang benar-benar mendukung kebutuhan data Anda.

Konsultan ERP kami dapat membantu Anda mempersiapkan proses seleksi software dan menentukan bagaimana proses serta teknologi Anda seharusnya berkembang. Hubungi tim kami untuk menjadwalkan demo gratisnya sekarang juga.

• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com

FAQ