Sales Order: Solusi Tertibkan Proses Penjualan Bisnis Anda

Setelah pandemi mereda, bisnis tour & travel milik Pak Ahmad kembali bergeliat. Selama dua tahun terakhir, usahanya sempat nyaris vakum karena pembatasan perjalanan. Tapi kini, permintaan paket wisata lokal melonjak tajam, terutama dari kantor-kantor yang ingin mengadakan gathering, sekolah yang mulai study tour, hingga keluarga yang haus liburan.

Setiap hari, tim Pak Ahmad menerima belasan permintaan booking lewat WhatsApp dan email. Tapi alih-alih senang, ia justru pusing. Jadwal keberangkatan sering bertabrakan, pesanan hotel kadang tertukar, dan beberapa invoice molor karena datanya simpang siur.

“Sudah dikirim belum ya grup dari Semarang itu? Lho, katanya sudah dibayar separuh kok belum dicatat ya?” ujar Pak Ahmad frustrasi saat rapat mingguan.

Di tengah kekacauan itu, Raka, sales baru yang baru seminggu bergabung, angkat bicara. Ia sebelumnya bekerja di perusahaan travel skala nasional yang lebih tertata.

“Pak, di tempat saya dulu kita selalu pakai sales order setiap kali deal dengan klien. Jadi semua data pesanan tercatat rapi dari awal, tinggal follow up ke tim operasional.”

Saran sederhana ini membuka mata Pak Ahmad. Ia pun mulai mencari tahu: sebenarnya apa itu sales order, dan kenapa bisa menyelamatkan alur bisnis yang makin sibuk?

🟦 Apa Itu Sales Order?

Sales order atau sering disingkat SO adalah dokumen resmi yang dibuat oleh penjual sebagai bukti bahwa mereka telah menerima dan menyetujui permintaan pembelian dari pelanggan. Dokumen ini mencakup informasi penting seperti nama pelanggan, produk atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, hingga tanggal pengiriman yang disepakati.

Meski sepintas terlihat seperti invoice, sebenarnya sales order memiliki peran berbeda. Sales order diterbitkan lebih awal, yaitu setelah pelanggan menyatakan minat atau setuju dengan penawaran, namun sebelum barang atau jasa benar-benar dikirim dan ditagih. Artinya, sales order berfungsi sebagai konfirmasi awal atas transaksi, dan menjadi acuan bagi tim operasional, gudang, maupun keuangan untuk menindaklanjuti pesanan tersebut.

Dalam banyak bisnis yang sudah berkembang, dokumen ini menjadi bagian krusial karena membantu menjaga akurasi data dan alur komunikasi antar divisi. Terlebih jika perusahaan memiliki banyak order masuk setiap harinya, keberadaan sales order bisa mencegah kekacauan yang mungkin timbul dari pencatatan manual atau komunikasi lisan semata.

Sales order bisa dibuat secara manual, namun kini semakin banyak bisnis yang mengintegrasikannya dalam software ERP atau software akuntansi, agar proses pencatatan hingga pelacakan status pesanan bisa dilakukan secara otomatis dan lebih efisien.

🟦 Mengapa Sales Order Penting dalam Sebuah Bisnis?

Bagi bisnis yang mulai berkembang, keberadaan sales order bukan lagi sekadar formalitas. Dokumen ini berperan penting dalam memastikan proses penjualan berjalan lancar, transparan, dan terdokumentasi dengan baik. Berikut beberapa alasan mengapa sales order sangat penting untuk diterapkan dalam bisnis:

✔️ Mencegah Kesalahan Pengiriman dan Produksi

Dengan sales order, detail pesanan tercatat secara jelas sejak awal, mulai dari jumlah barang, spesifikasi produk, hingga tanggal pengiriman. Ini membantu tim operasional dan gudang bekerja berdasarkan data yang pasti, bukan asumsi atau ingatan semata.

✔️ Mempercepat Proses Penagihan

Sales order menjadi rujukan utama untuk membuat invoice. Karena seluruh informasi pelanggan dan transaksi sudah tersedia, proses pembuatan tagihan jadi lebih cepat dan akurat, sehingga cash flow perusahaan tetap terjaga.

✔️ Menjadi Bukti Legal Transaksi

Dalam hal terjadi sengketa atau komplain dari pelanggan, sales order bisa dijadikan bukti bahwa transaksi sudah disepakati kedua belah pihak. Ini penting terutama untuk pesanan dalam jumlah besar atau proyek bernilai tinggi.

✔️ Mempermudah Pelaporan dan Audit

Dengan adanya dokumen yang tertata, bisnis lebih mudah membuat laporan penjualan, menghitung pajak, atau menghadapi audit internal maupun eksternal. Ini sangat membantu dari sisi kepatuhan dan tata kelola perusahaan.

✔️ Terintegrasi dengan Sistem Digital

Jika bisnis menggunakan sistem ERP atau software akuntansi, sales order bisa langsung terhubung dengan modul lain seperti inventory, finance, dan purchasing. Hasilnya, proses antar divisi lebih sinkron dan efisien.

Singkatnya, sales order memberi struktur dalam setiap proses penjualan. Ketika pesanan mulai banyak dan kompleks, dokumen ini bisa menjadi tulang punggung untuk menjaga kejelasan dan ketertiban operasional.

🟦 Isi dan Format Sales Order: Apa Saja yang Harus Dicantumkan di Dalamnya?

Agar berfungsi maksimal, sebuah sales order perlu memuat informasi yang lengkap dan jelas. Dokumen ini bukan hanya catatan transaksi, tetapi juga panduan kerja bagi berbagai divisi, mulai dari sales, operasional, hingga keuangan. Berikut adalah elemen-elemen penting yang sebaiknya dicantumkan dalam sebuah sales order:

• ✔️ Nomor Sales Order (SO Number)
  Setiap sales order harus memiliki nomor unik sebagai identifikasi. Ini mempermudah pencarian dokumen, pelacakan status pesanan, dan pengelompokan data penjualan.
• ✔️ Tanggal Penerbitan
  Tanggal ini menunjukkan kapan sales order dibuat dan digunakan sebagai acuan jadwal pengiriman maupun pembayaran.
• ✔️ Data Pelanggan
  Informasi lengkap tentang pembeli, seperti nama perusahaan atau individu, alamat, nomor kontak, dan NPWP (jika diperlukan), sangat penting untuk pengiriman dan penagihan.
• ✔️ Rincian Produk atau Jasa
  Cantumkan nama produk atau jasa, kode barang (jika ada), jumlah yang dipesan, satuan, harga per unit, dan total harga. Jika ada catatan tambahan seperti spesifikasi teknis atau permintaan khusus, sebaiknya disisipkan juga.
• ✔️ Ketentuan Pembayaran (Terms of Payment)
  Tuliskan syarat pembayaran yang berlaku, misalnya DP 50% dan pelunasan sebelum keberangkatan, atau net 30 hari setelah invoice terbit.
• ✔️ Jadwal Pengiriman atau Layanan
  Dalam bisnis seperti travel, informasi seperti tanggal keberangkatan, jumlah peserta, dan tujuan perjalanan perlu ditulis dengan jelas untuk menghindari miskomunikasi.
• ✔️ Nama Sales atau PIC
  Penting untuk mencantumkan siapa sales atau PIC yang menangani pesanan tersebut agar mudah dihubungi jika ada perubahan atau klarifikasi.
• ✔️ Catatan Tambahan
  Misalnya permintaan khusus dari klien, potongan harga, atau referensi ke dokumen lain seperti quotation atau kontrak.

Dengan menyusun sales order secara rapi dan konsisten, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap pesanan diproses sesuai harapan pelanggan. Format ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, baik menggunakan template manual, spreadsheet, maupun software ERP.

🟦 Contoh Penggunaan Sales Order di Perusahaan

Setelah mendengar saran dari Raka, tim sales baru yang bergabung di timnya, Pak Ahmad mulai mencoba menerapkan sistem sales order secara sederhana. Awalnya cukup dengan menggunakan template Excel yang dibuat rapi dan dicetak sebagai dokumen standar. Setiap kali deal dengan klien, tim sales mengisi sales order terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke tim operasional atau melakukan booking apa pun.

Dampaknya langsung terasa. Tim produksi tidak lagi kebingungan menentukan jumlah peserta, tanggal keberangkatan, atau jenis layanan tambahan yang dipesan pelanggan. Semua tercantum jelas dalam satu dokumen. Bahkan tim keuangan bisa langsung menyiapkan invoice berdasarkan data yang sama tanpa perlu konfirmasi ulang ke bagian sales.

Salah satu turning point-nya terjadi saat menangani klien perusahaan besar yang memesan tiga paket perjalanan berbeda dalam bulan yang sama. Tanpa sales order yang rapi, kemungkinan besar informasi akan tercampur. Namun berkat sistem baru, semua dokumen bisa dilacak dan ditindaklanjuti dengan mudah.

Melihat efektivitasnya, Pak Ahmad kemudian memutuskan untuk berinvestasi pada software ERP yang dapat mengotomatisasi proses sales order sekaligus terhubung langsung dengan manajemen stok, invoice, dan laporan keuangan. Kini, ia merasa jauh lebih tenang dalam mengelola pesanan yang terus bertambah.

🟦 Kesimpulan: Saatnya Bisnis Anda Lebih Tertib dengan Sales Order dan Software ERP

Kisah Pak Ahmad menunjukkan bahwa semakin besar volume pesanan, semakin penting pula sistem pencatatan yang rapi dan terstruktur. Sales order bukan hanya soal dokumen, tapi fondasi penting yang membantu proses penjualan berjalan mulus, mulai dari order masuk, layanan diberikan, hingga pembayaran diterima.

Tanpa sales order, bisnis rawan mengalami miskomunikasi, keterlambatan layanan, bahkan kehilangan kepercayaan pelanggan. Sebaliknya, dengan penerapan sales order yang konsisten, perusahaan bisa meningkatkan akurasi, efisiensi, dan profesionalisme dalam melayani klien.

Jika Anda merasa proses pesanan di perusahaan mulai tidak tertata, mungkin ini saat yang tepat untuk mempertimbangkan implementasi sistem ERP yang sudah terintegrasi dengan fitur sales order. Solusi seperti SAP Business One, Acumatica, dan SAP S/4HANA dapat membantu Anda mengelola penjualan, stok, hingga keuangan secara real-time dan lebih akurat.

💡 Coba Demo Gratis Sekarang!

Tim konsultan Think Tank Solusindo siap membantu Anda menjadwalkan demo gratis software ERP terbaik sesuai kebutuhan industri dan skala bisnis Anda.

📲 Hubungi kami sekarang untuk menjadwalkan demo:

• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com
• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189

❓ FAQ Seputar Sales Order