RACI Matrix: Penentu Kejelasan Peran saat Implementasi ERP (Dan Kenapa Hal Ini Sering Terabaikan)

Suasana rapat yang membahas implementasi ERP di perusahaan Ibu Marni siang ini sedikit berbeda. Berkas-berkas laporan penjualan dan stok menumpuk di mejanya, sementara tim proyek tampak saling melempar tatapan bingung. Perusahaannya sudah setengah jalan dalam proses implementasi ERP, namun bukannya makin terstruktur, justru muncul pertanyaan baru setiap minggu. “Siapa yang harus approval?”, “Kenapa bagian operasional belum input data?”, “IT bilang sudah selesai, tapi finance merasa belum dapat arahan.” Semua orang bekerja, tetapi alurnya tidak jelas.

Sebagai pemilik bisnis, ia selalu percaya pada pentingnya transformasi digital. Ia berharap software ERP bisa menyederhanakan proses dan mempercepat keputusan. Namun yang terjadi adalah sebaliknya; timeline mulai mundur, meeting semakin sering tetapi solusi tidak muncul, dan biaya konsultasi semakin meningkat karena banyak revisi dan miskomunikasi. Bukan karena tim tidak kompeten, tetapi karena tidak ada kejelasan siapa melakukan apa.

Situasi seperti ini bukan hal baru dalam implementasi ERP. Banyak bisnis melihat ERP sebagai software yang bisa langsung bekerja, padahal yang paling menentukan keberhasilannya justru orang di balik sistem tersebut. Tanpa struktur peran, keputusan kecil bisa berubah menjadi hambatan besar yang memperlambat proyek. Hal sederhana seperti “siapa yang bertanggung jawab memvalidasi master data?” bisa memicu keterlambatan berhari-hari.

Di titik inilah Ibu Marni mulai mencari cara agar timnya tidak terus bergerak tanpa arah. Ia menemukan satu konsep yang sederhana tapi punya dampak besar dalam manajemen proyek: RACI Matrix. Metode ini tidak menawarkan teknologi baru, melainkan kejelasan. Kejelasan mengenai siapa yang menjalankan pekerjaan, siapa yang mengambil keputusan akhir, siapa yang perlu dikonsultasikan, dan siapa yang cukup diberi informasi.

Memperkenalkan RACI Matrix: Apa Itu dan Asal-usulnya

Setelah beberapa hari mencari referensi, Ibu Marni mulai memahami bahwa masalah utama dalam proyeknya bukan pada teknologi ERP itu sendiri, tetapi pada ketidakjelasan peran. Di sinilah ia menemukan istilah RACI Matrix, sebuah kerangka sederhana yang sudah digunakan puluhan tahun dalam manajemen proyek lintas departemen.

RACI adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Empat elemen ini membantu mendefinisikan siapa yang mengerjakan tugas, siapa yang mengambil keputusan akhir, siapa yang harus diajak berkonsultasi sebelum pekerjaan dilakukan, dan siapa saja yang cukup diberi informasi ketika pekerjaan selesai. Konsep ini mungkin terdengar sederhana, tetapi ketegasan peran seperti inilah yang sering hilang dalam implementasi ERP, terutama ketika melibatkan berbagai departemen dan vendor.

Metode ini pertama kali digunakan dalam dunia manajemen proyek untuk memetakan tanggung jawab secara jelas. Banyak organisasi memakainya karena mampu meminimalisir kebingungan, mengurangi tumpang tindih pekerjaan, dan memastikan tidak ada tugas yang “jatuh ke lubang kosong”. Beberapa studi menyebutkan bahwa struktur RACI secara praktis membantu tim lebih fokus pada eksekusi, bukan pada negosiasi ulang peran setiap kali muncul pekerjaan baru.

Dalam konteks ERP, RACI menjadi relevan karena setiap modul (seperti akuntansi, pembelian, persediaan, atau produksi) memerlukan penanggung jawab berbeda. Tanpa pemetaan yang jelas, pekerjaan sering terlambat karena anggota tim saling menunggu satu sama lain untuk memulai atau menyelesaikan sesuatu. RACI membantu meluruskan komunikasi sejak awal, sehingga setiap pihak memahami keputusan apa yang menjadi miliknya dan kapan harus melibatkan yang lain.

Pada akhirnya, RACI Matrix bukan hanya alat dokumentasi, tetapi juga budaya kerja yang menekankan arah, keterbukaan, dan kepastian dalam kolaborasi. Bagi Ibu Marni, ini adalah titik awal untuk melihat implementasi ERP dari sudut pandang yang lebih terstruktur, bukan hanya sekadar proyek teknologi, tetapi manajemen peran yang terencana.

Mengapa RACI Relevan untuk Proyek ERP?

Saat Ibu Marni mulai membedah proyek ERP perusahaannya, ia menyadari bahwa setiap keputusan menyangkut banyak pihak. Modul penjualan perlu berkoordinasi dengan gudang, data pelanggan harus sinkron dengan sistem akuntansi, dan tim IT harus memastikan semua konfigurasi berjalan tanpa konflik. Banyak proses saling bergantung satu sama lain, sehingga tanpa kejelasan peran, proyek mudah terjebak dalam tumpang tindih tugas atau kelambatan yang tidak perlu.

RACI menjadi sangat relevan untuk proyek ERP karena alat ini memberi struktur yang jelas dalam koordinasi lintas departemen. Implementasi ERP bukan sekadar urusan teknis, tetapi perubahan besar pada cara perusahaan bekerja. Ketika ada pembagian yang tegas mengenai siapa yang bertanggung jawab menjalankan pekerjaan (Responsible) dan siapa yang memiliki otoritas untuk mengambil keputusan akhir (Accountable), risiko kebingungan dapat berkurang drastis. Situasi seperti “siapa yang harus tanda tangan untuk migrasi data?” atau “siapa yang berhak memvalidasi konfigurasi modul stok?” menjadi jelas sejak hari pertama.

Selain itu, RACI membantu mendorong komunikasi yang lebih sehat antara tim bisnis dan tim teknis. Dalam banyak kasus ERP, konflik muncul bukan karena perbedaan kemampuan, tetapi karena komunikasi yang terlambat atau tidak tersampaikan. Dengan menetapkan siapa perlu dikonsultasikan (Consulted), tim bisa mendapatkan masukan sebelum pekerjaan dijalankan, sehingga revisi berulang dapat ditekan. Sementara pihak yang perlu diberi informasi (Informed) tetap mendapatkan update, tanpa harus terlibat dalam setiap detail diskusi.

Ketika RACI diterapkan sejak awal, tim bisa bergerak lebih cepat dan terarah. Setiap deliverable proyek, mulai dari analisis kebutuhan, konfigurasi modul, uji coba, hingga pelatihan pengguna, memiliki penanggung jawab yang jelas. Tanpa struktur seperti ini, Ibu Marni melihat sendiri bagaimana proyek ERP berisiko melambat, biaya bertambah, dan kelelahan tim meningkat. Di tahap ini, RACI bukan hanya konsep, tetapi fondasi agar perubahan besar di perusahaan dapat berjalan lancar dan terukur.

Proses Membuat RACI Matrix untuk ERP: Step-by-Step

1. Mulai dari daftar deliverable / aktivitas proyek secara komprehensif.
   Di tahap awal, kumpulkan semua kegiatan penting dalam implementasi ERP, misalnya analisis kebutuhan, pemetaan proses, konfigurasi modul, migrasi data, integrasi, uji coba (UAT), cutover, dan pelatihan pengguna. Semakin lengkap daftar aktivitasnya, semakin mudah Anda memetakan peran secara akurat. Ini langkah dasar yang juga direkomendasikan oleh praktisi RACI.
2. Inventarisasi stakeholder dan peran yang relevan.
   Buat daftar semua peran yang akan terlibat: Project Manager, Business Owner, Process Owner per modul (Finance, Inventory, Sales), IT / Infrastruktur, Data Migration Specialist, Vendor/Consultant ERP, serta pemangku kepentingan lain yang perlu diinformasikan. Kunci di sini adalah menamai peran bukan individu semata, sehingga matriks tetap relevan jika ada pergantian personel.
3. Isi matriks: tetapkan R / A / C / I untuk setiap aktivitas.
   Untuk tiap baris aktivitas, tentukan siapa yang Responsible (melakukan pekerjaan), siapa yang Accountable (pemegang keputusan akhir dan penandatangan), siapa yang perlu Consulted (dilibatkan sebelum keputusan/aksi diambil), dan siapa yang cukup Informed (mendapat update). Prinsip penting: pastikan hanya satu pihak yang ditandai sebagai Accountable untuk setiap aktivitas agar tidak terjadi kebingungan otoritas.
4. Sosialisasi dan validasi bersama pemangku kepentingan.
   Setelah draf RACI siap, lakukan workshop singkat untuk menyelaraskan pemahaman: jelaskan arti tiap label (R/A/C/I), alasan pemetaan tertentu, dan minta persetujuan. Validasi ini mengurangi resistensi karena semua pihak merasa terlibat dalam penentuan peran, bukan dipaksakan. Praktik validasi ini juga menguatkan hubungan antara manajemen risiko dan pembagian peran.
5. Publikasikan, integrasikan ke jadwal proyek, dan review berkala.
   Tempelkan matriks di dokumentasi proyek (atau alat manajemen proyek Anda), kaitkan tiap aktivitas dengan milestone dan owner yang jelas. Di proyek ERP yang dinamis, RACI bukan dokumen sekali jadi (lakukan review berkala saat scope berubah atau saat fase transisi demi menjaga relevansi) dan buat review RACI bagian dari kontrol risiko Anda.

Praktik Terbaik, agar RACI Bekerja Maksimal

• Batasi jumlah orang yang diberi peran ‘Consulted’ dan ‘Informed’. Terlalu banyak pihak yang dikonsultasikan membuat proses berbelit; pilih hanya pemangku kepentingan yang benar-benar memberi nilai/usulan.
• Jaga agar ‘Accountable’ hanya satu entitas per aktivitas. Hal ini penting untuk mencegah kebuntuan pengambilan keputusan.
• Gunakan template sederhana (Google Sheet / Excel / tool manajemen proyek) dan warna untuk visibilitas cepat. Kemudahan akses membuat tim lebih mungkin menggunakannya.
• Kaitkan RACI dengan risk register. Saat Anda mengidentifikasi aktivitas berisiko, pastikan ada owner (Accountable) yang bertanggung jawab mitigasi, ini menghubungkan RACI ke manajemen risiko secara praktis.
• Lakukan workshop role-play jika perlu. Di fase UAT atau cutover, simulasi peran membantu menguji apakah RACI itu realistis di lapangan. Jika terjadi hambatan dalam simulasi, perbaiki matriks sebelum go-live.

Manfaat & Nilai Tambah RACI Matrix dalam Implementasi ERP

Saat Ibu Marni mulai menerapkan RACI dalam proyek ERP-nya, perubahan tidak datang secara dramatis dalam sehari. Namun, dari minggu ke minggu, ia menyadari satu hal: timnya mulai bekerja dengan ritme yang jauh lebih jelas. Dan inilah mengapa RACI memberikan nilai tambah yang begitu terasa dalam implementasi ERP.

Kejelasan Peran yang Mengurangi Kebingungan

Sebelumnya, banyak keputusan mengambang karena semua pihak merasa “setengah bertanggung jawab”, tetapi tidak ada yang benar-benar memegang otoritas penuh. Dengan RACI, setiap aktivitas punya pemilik yang jelas. Semua orang tahu siapa mengerjakan apa, siapa yang memberi keputusan akhir, dan siapa perlu dilibatkan. Dampaknya sederhana tapi kuat: tim berhenti saling menunggu.

Kolaborasi Antar Departemen Makin Terarah

ERP selalu melibatkan banyak bagian: Finance, Inventory, Sales, IT, dan kadang vendor eksternal. Tanpa struktur peran, komunikasi bisa mudah tersendat. RACI membantu menyusun jalur komunikasi yang tepat, siapa harus konsultasi ke siapa, kapan harus memberi update, dan kapan cukup diinformasikan. Ini mencegah meeting berlarut-larut hanya karena alur komunikasi tidak jelas.

Risiko Kesalahan dan Duplikasi Kerja Berkurang

Dalam implementasi ERP, kesalahan kecil (seperti data yang diinput dua kali atau keputusan modul tidak tersinkron) bisa berdampak besar pada timeline. Dengan RACI, duplikasi kerja jauh lebih terkendali karena setiap tugas punya “aktor” tunggal yang bertanggung jawab. Dan karena konsultan atau pihak terkait jelas perannya, ruang untuk miskomunikasi semakin sempit.

Efisiensi Waktu dan Biaya Proyek Meningkat

Ketika alur kerja jelas, proyek berjalan lebih cepat dan lebih mulus. Tim tidak lagi menghabiskan waktu mencari tahu siapa yang harus memvalidasi data, atau siapa yang menyetujui konfigurasi terakhir. Bagi Ibu Marni, ini bukan hanya soal efisiensi waktu, tetapi juga penghematan biaya konsultan dan mengurangi potensi overrun yang sering menghantui proyek ERP.

Memudahkan Manajemen Perubahan dan Adaptasi Scope

ERP sering mengalami perubahan kebutuhan di tengah jalan. Tanpa struktur peran, perubahan kecil bisa memicu kebingungan baru. Dengan RACI, setiap perubahan langsung memiliki alur keputusan yang jelas. Ketika modul berubah atau aktivitas baru muncul, tim tahu siapa yang harus dilibatkan dan siapa yang bertanggung jawab mengeksekusinya.

Meningkatkan Akuntabilitas dan Kualitas Keputusan

Ketika satu peran bertindak sebagai “Accountable”, kualitas keputusan meningkat karena ada pemilik yang merasa benar-benar bertanggung jawab. Tidak ada lagi keputusan yang “aman-aman saja” atau dibiarkan menggantung. Akuntabilitas ini membantu menjaga kualitas hasil dan membuat proses ERP lebih terarah dari awal hingga go-live.

Membantu Pemantauan dan Evaluasi Proyek

RACI juga menjadi alat dokumentasi yang dapat ditinjau kembali. Tim bisa melihat dengan mudah apakah ada aktivitas yang belum jelas pemiliknya, atau apakah beban kerja tidak merata. Ini membuat monitoring proyek lebih objektif dan membantu mengidentifikasi hambatan lebih cepat.

Tantangan & Risiko Penggunaan RACI dalam Implementasi ERP

Meskipun RACI Matrix memberi banyak manfaat, Ibu Marni kemudian menyadari bahwa alat ini bukan “obat mujarab” yang menyelesaikan semua masalah secara otomatis. Di beberapa titik, justru muncul tantangan baru yang harus ia kelola agar RACI benar-benar bekerja seperti yang diharapkan.

Resistensi dari Tim yang Terbiasa Bekerja Tanpa Struktur

Di minggu-minggu awal, beberapa staf merasa RACI terlalu “mengikat”. Mereka terbiasa bekerja fleksibel tanpa batasan peran yang jelas. Ketika tiba-tiba semua tugas harus melalui Responsible dan Accountable yang spesifik, sebagian merasa ruang geraknya menjadi sempit. Inilah tantangan pertama: perubahan budaya kerja yang tidak selalu diterima dengan mudah.

Salah Paham antara ‘Responsible’ dan ‘Accountable’

Dalam proyek ERP, dua istilah ini sering tertukar. Beberapa anggota tim merasa bahwa sebagai Responsible, mereka juga berwenang mengubah keputusan. Sebaliknya, pihak Accountable kadang kurang terlibat karena mengira pekerjaan sepenuhnya diambil alih oleh Responsible. Jika perbedaan ini tidak diluruskan sejak awal, konflik kecil bisa berkembang menjadi bias keputusan.

Terlalu Banyak Pihak dalam Kolom ‘Consulted’

Ibu Marni pernah mengalami satu fase di mana setiap tugas melibatkan begitu banyak pihak dalam kolom Consulted. Alih-alih mempercepat keputusan, ini membuat proses menjadi lambat karena setiap langkah membutuhkan masukan banyak orang. Risiko ini biasa terjadi di perusahaan yang ingin “semua orang merasa dilibatkan”, tetapi tidak semua pihak relevan untuk setiap aktivitas.

Pembagian Peran yang Tidak Seimbang

Jika tidak diawasi, RACI bisa membuat panas dingin di tim. Ada modul yang penuh dengan huruf “R”, sementara modul lain terasa ringan. Ada individu yang kebanjiran tanggung jawab, sementara yang lain nyaris tidak tersentuh. Ketidakseimbangan ini bukan hanya berpengaruh pada produktivitas, tetapi juga moral tim.

Perubahan Scope yang Tidak Diikuti Perubahan RACI

Dalam implementasi ERP, scope proyek sangat mungkin berubah di tengah jalan. Ketika perubahan ini tidak disertai revisi RACI, maka tim kembali ke situasi “abu-abu”. Aktivitas baru tidak punya pemilik yang jelas, dan tugas yang berubah tidak lagi mencerminkan struktur tanggung jawab yang sebenarnya. Hal ini bisa memicu kebingungan dan memperlambat pekerjaan.

Matriks Terlalu Kompleks dan Sulit Diikuti

Kadang perusahaan berusaha memetakan setiap detail terkecil dalam RACI, hingga matriks menjadi terlalu panjang dan berat. Alih-alih membantu, dokumen itu sulit digunakan dan akhirnya diabaikan. Risiko ini muncul jika RACI disusun tanpa prinsip kesederhanaan, padahal fungsi utamanya justru menyederhanakan, bukan memperumit.

Kurangnya Sosialisasi dan Monitoring

RACI bisa gagal bukan karena konsepnya salah, tetapi karena tidak ada proses mengingatkan atau meninjau ulang. Jika tim tidak paham arti masing-masing peran, atau tidak tahu bagaimana cara menggunakannya di kehidupan sehari-hari, maka matriks hanya menjadi dokumen formalitas.

Contoh RACI dalam Implementasi SAP

Untuk membantu memastikan setiap fase implementasi SAP berjalan tanpa tumpang tindih peran atau miskomunikasi, banyak perusahaan menggunakan matriks RACI. Model ini membantu tim memahami siapa yang bertanggung jawab langsung, siapa yang hanya mendukung, dan siapa yang harus diberi informasi setiap kali keputusan dibuat. Pendekatan seperti ini biasanya menjadi fondasi koordinasi yang rapi, terutama ketika proyek melibatkan banyak divisi seperti finance, warehouse, procurement, hingga top management.

Contoh Matriks RACI untuk Beberapa Aktivitas Utama

Keterangan:

• R (Responsible): Pihak yang mengerjakan tugas tersebut secara langsung.
• A (Accountable): Pemegang keputusan akhir, bertanggung jawab memastikan tugas selesai dengan benar.
• C (Consulted): Memberikan masukan sebelum keputusan dibuat.
• I (Informed): Hanya perlu mendapat informasi perkembangan.

Matriks seperti di atas membantu menghindari ego sektoral dan memastikan tidak ada pekerjaan yang “jatuh di tengah jalan”. Selain itu, pola ini memberikan struktur yang jelas bagi konsultan SAP dan tim internal agar kolaborasi lebih harmonis sejak fase awal hingga stabilisasi pasca go-live.

Kesimpulan

Di banyak proyek ERP, masalah terbesar sering kali bukan teknologinya, tetapi ketidakjelasan peran antar tim. Itulah alasan RACI matrix menjadi alat yang sangat berharga, karena membantu setiap pihak memahami tanggung jawabnya sejak hari pertama. Dengan struktur yang terdefinisi, perusahaan dapat menghindari miskomunikasi, mempercepat pengambilan keputusan, dan menjaga ritme implementasi tetap stabil hingga go-live.

RACI juga menjadi penolong penting bagi para pimpinan yang ingin menjaga objektivitas proyek. Ketika semua tugas tercatat dengan jelas, potensi konflik atau saling lempar tanggung jawab jauh lebih kecil. Tim bisnis, IT, key user, dan konsultan dapat berkolaborasi lebih harmonis karena mereka bekerja dalam pola yang sama dan bergerak dengan ekspektasi yang sejalan.

Bagi perusahaan yang sedang bersiap mengimplementasikan ERP, menetapkan RACI yang baik seringkali menjadi langkah kecil yang menghasilkan dampak besar. Ini bukan hanya masalah dokumentasi, tetapi kompas kerja yang memastikan setiap fase berjalan terarah dan setiap keputusan dieksekusi tanpa kebingungan. Dengan pendekatan yang tepat, implementasi ERP menjadi lebih terukur, terkontrol, dan minim risiko.

Jika Anda ingin membangun RACI matrix yang tepat untuk perusahaan Anda, tim konsultan Think Tank Solusindo siap membantu menyusun struktur peran, mendampingi proses implementasi ERP, dan memastikan proyek berjalan mulus dari awal sampai stabilisasi. Anda juga bisa mencoba demo gratis ERP seperti SAP Business One, Acumatica, atau SAP S/4HANA untuk melihat bagaimana sistem terintegrasi mendukung proses bisnis Anda.

📞 Hubungi Kami Sekarang

• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com

FAQ: RACI Matrix untuk Implementasi ERP