Purchase Price Variance (PPV): Pengertian, Rumus, Contoh, Dampak, dan Strategi Mengendalikannya
Dalam aktivitas pembelian, terutama di perusahaan manufaktur atau distribusi, sangat jarang harga bahan baku atau produk selalu stabil. Fluktuasi harga dari supplier, perubahan nilai tukar, hingga kondisi pasar seringkali membuat biaya pembelian lebih tinggi atau lebih rendah dari yang direncanakan. Perbedaan inilah yang dikenal sebagai Purchase Price Variance atau PPV.
Sayangnya, masih banyak bisnis yang tidak sadar bahwa PPV sebenarnya bisa menjadi “alarm” penting untuk mendeteksi efisiensi pengadaan mereka. Jika dibiarkan tanpa analisis yang tepat, PPV bisa menyebabkan:
- Membengkaknya cost of goods sold (COGS)
- Margin keuntungan yang semakin kecil
- Anggaran pembelian yang tidak akurat
- Sulit mengontrol performa supplier
Sebaliknya, jika dimanfaatkan dengan benar, PPV justru bisa menjadi alat kontrol yang efektif untuk menekan biaya dan meningkatkan profitabilitas bisnis.
Lantas, apa sebenarnya Purchase Price Variance itu? Bagaimana cara menghitungnya? Dan strategi apa saja yang bisa dilakukan perusahaan untuk mengendalikan PPV? Semua jawabannya akan dibahas lengkap di artikel ini.
Daftar Isi
Apa Itu Purchase Price Variance (PPV)?
Purchase Price Variance (PPV) adalah selisih antara harga standar (standard price) yang telah ditetapkan perusahaan dengan harga aktual (actual price) saat melakukan pembelian barang atau bahan baku dari supplier. Selisih ini bisa bernilai positif maupun negatif, tergantung apakah harga beli lebih murah atau lebih mahal dari yang direncanakan.
Secara sederhana, rumus perhitungan PPV adalah sebagai berikut:
Rumus PPV:
PPV = (Harga Aktual – Harga Standar) x Kuantitas Pembelian
Contoh Kasus:
Misalnya, perusahaan menetapkan harga standar pembelian bahan baku sebesar Rp10.000 per unit. Namun, saat realisasi pembelian, harga aktual dari supplier ternyata Rp12.000 per unit. Dengan total pembelian 1.000 unit, maka:
PPV = (Rp12.000 – Rp10.000) x 1.000
PPV = Rp2.000.000
Angka PPV tersebut menunjukkan bahwa perusahaan mengalami pembengkakan biaya pembelian sebesar Rp2 juta akibat kenaikan harga bahan baku.
Sebaliknya, jika harga aktual lebih rendah dari harga standar, maka perusahaan justru mendapatkan purchase price variance yang positif alias efisiensi biaya.
Kenapa Perusahaan Perlu Memantau PPV?
PPV bukan hanya sekedar angka di laporan pembelian. Angka ini memberikan sinyal penting tentang:
- Efektivitas proses negosiasi pembelian
- Stabilitas harga dari supplier
- Kondisi pasar bahan baku
- Akurasi perencanaan biaya perusahaan
- Performa tim procurement
Semakin besar angka PPV (khususnya yang negatif), maka semakin besar potensi ancaman terhadap laba perusahaan. Sebaliknya, PPV yang positif menunjukkan penghematan biaya yang patut dipertahankan atau bahkan ditingkatkan.
Faktor Penyebab Terjadinya Purchase Price Variance (PPV)
Terjadinya selisih harga antara perencanaan dan realisasi pembelian tentu tidak muncul begitu saja. Ada berbagai faktor yang bisa menyebabkan Purchase Price Variance (PPV), baik yang berasal dari faktor internal perusahaan maupun eksternal. Berikut beberapa penyebab umumnya:
1. Fluktuasi Harga Bahan Baku
Perubahan harga pasar, kelangkaan bahan baku, kondisi geopolitik, atau musim tertentu bisa memicu kenaikan atau penurunan harga dari supplier. Ini sering menjadi penyebab utama terjadinya PPV.
2. Perubahan Supplier atau Vendor
Perusahaan mungkin saja harus beralih ke supplier baru karena alasan tertentu (misalnya keterlambatan pengiriman atau kualitas produk). Perubahan supplier ini bisa berpengaruh pada perbedaan harga yang akhirnya menciptakan PPV.
3. Perubahan Nilai Tukar Mata Uang
Untuk perusahaan yang melakukan pembelian bahan baku impor, nilai tukar menjadi faktor penting. Fluktuasi kurs bisa membuat harga pembelian menjadi lebih mahal atau murah dari rencana awal.
4. Pembelian dalam Jumlah Kecil
Volume pembelian yang lebih kecil dari biasanya bisa mengurangi daya tawar perusahaan terhadap supplier, sehingga harga per unit menjadi lebih mahal.
5. Biaya Tambahan dari Supplier
Kadang supplier menambahkan biaya tambahan yang sebelumnya tidak diprediksi, seperti biaya pengiriman, biaya penyesuaian produk, atau biaya packaging khusus.
6. Negosiasi Harga yang Tidak Optimal
PPV juga bisa terjadi karena proses negosiasi harga yang kurang maksimal dari tim purchasing, baik karena kurang riset pasar, kurang referensi supplier, atau terburu-buru dalam pengadaan.
Dampak Purchase Price Variance (PPV) terhadap Perusahaan
Purchase Price Variance (PPV) bukan hanya soal angka selisih harga saja. Nilai PPV yang terlalu besar — apalagi jika sering terjadi — bisa memberikan dampak signifikan terhadap kondisi finansial dan operasional perusahaan. Berikut ini beberapa dampak utama PPV terhadap bisnis:
1. Berpengaruh Langsung pada Biaya Produksi
Jika PPV negatif (harga aktual lebih mahal dari harga standar), otomatis biaya produksi ikut meningkat. Hal ini bisa memperkecil margin keuntungan dan menekan laba perusahaan, terutama di industri manufaktur atau distribusi.
2. Mengganggu Akurasi Anggaran dan Perencanaan
PPV yang terlalu fluktuatif membuat perencanaan anggaran (budgeting) menjadi tidak akurat. Perusahaan bisa mengalami overbudget, bahkan mungkin kekurangan dana operasional jika perbedaan harga terlalu besar.
3. Berpengaruh pada Harga Jual Produk
Jika biaya produksi meningkat karena PPV, perusahaan mungkin terpaksa menaikkan harga jual produk. Kondisi ini bisa mempengaruhi daya saing di pasar.
4. Menurunnya Profitabilitas Perusahaan
Semakin sering PPV bernilai negatif dan tidak terkendali, profit perusahaan tentu akan tergerus. Efisiensi pembelian menjadi salah satu kunci untuk menjaga profitabilitas tetap stabil.
5. Menunjukkan Performa Purchasing yang Perlu Dievaluasi
Angka PPV juga bisa menjadi indikator performa tim purchasing. Jika terlalu sering terjadi variansi harga yang besar, mungkin ada proses negosiasi, sourcing supplier, atau analisis harga yang perlu diperbaiki.
Contoh Perhitungan Purchase Price Variance (PPV)
Agar lebih mudah dipahami, berikut adalah contoh sederhana perhitungan Purchase Price Variance (PPV) dalam proses pembelian bahan baku di perusahaan manufaktur:
Studi Kasus:
PT ABC adalah perusahaan manufaktur yang rutin membeli bahan baku berupa besi. Perusahaan sudah menetapkan harga standar pembelian besi sebesar Rp15.000 per kg berdasarkan perhitungan anggaran awal.
Namun, saat realisasi pembelian bulan Maret, harga aktual dari supplier mengalami kenaikan menjadi Rp17.000 per kg karena kelangkaan bahan baku di pasaran. Total pembelian besi yang dilakukan perusahaan sebanyak 5.000 kg.
Rumus Perhitungan PPV:
PPV = (Harga Aktual – Harga Standar) x Kuantitas Pembelian
Maka:
PPV = (Rp17.000 – Rp15.000) x 5.000 kg
PPV = Rp2.000 x 5.000
PPV = Rp10.000.000
Interpretasi Hasil:
- Nilai PPV: Rp10 juta (Negatif bagi perusahaan)
- Artinya: Perusahaan mengalami tambahan biaya pembelian sebesar Rp10 juta dibandingkan anggaran awal.
Contoh Lain Jika Harga Lebih Murah:
Jika misalnya harga aktual justru lebih rendah, yaitu Rp14.000 per kg, maka:
PPV = (Rp14.000 – Rp15.000) x 5.000 kg
PPV = (-Rp1.000) x 5.000
PPV = -Rp5.000.000
Artinya:
- Nilai PPV: -Rp5 juta (Positif bagi perusahaan)
- Perusahaan justru berhasil menghemat biaya pembelian sebesar Rp5 juta dari anggaran.
Ringkasan:
| Kondisi Harga | Harga Aktual/kg | Harga Standar/kg | Total Pembelian | Nilai PPV | Dampak PPV |
|---|---|---|---|---|---|
| Harga Lebih Mahal | Rp17.000 | Rp15.000 | 5.000 kg | Rp10.000.000 | Kerugian / Biaya Membengkak |
| Harga Lebih Murah | Rp14.000 | Rp15.000 | 5.000 kg | -Rp5.000.000 | Efisiensi / Penghematan |
Catatan Penting:
- Nilai PPV positif → perusahaan lebih hemat dari rencana.
- Nilai PPV negatif → perusahaan keluar biaya lebih besar dari rencana.
Dengan perhitungan PPV yang rutin dan akurat, perusahaan bisa melakukan evaluasi yang lebih tepat terkait strategi pembelian, kontrol anggaran, dan negosiasi harga ke depan.
Strategi Mengelola dan Mengontrol Purchase Price Variance (PPV)
Agar Purchase Price Variance (PPV) tidak berdampak negatif secara berkelanjutan pada keuangan perusahaan, diperlukan strategi khusus untuk mengelola dan mengontrolnya. Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan:
1. Lakukan Evaluasi dan Monitoring Harga Secara Berkala
Perusahaan perlu rutin melakukan riset harga pasar bahan baku untuk mengetahui tren dan potensi perubahan harga. Monitoring ini membantu tim purchasing lebih siap menghadapi kenaikan atau penurunan harga.
2. Bangun Hubungan Baik dengan Supplier
Menjalin kerja sama jangka panjang dengan supplier terpercaya dapat memberikan banyak keuntungan, seperti harga lebih stabil, diskon khusus, prioritas pengiriman, hingga perlindungan dari fluktuasi harga mendadak.
3. Perbaiki Strategi Negosiasi
Skill negosiasi tim purchasing sangat berpengaruh terhadap hasil akhir harga pembelian. Penting untuk melatih tim agar lebih tangguh dalam bernegosiasi dan mampu mencari alternatif supplier ketika diperlukan.
4. Buat Kontrak Harga Tetap (Fixed Price Agreement)
Untuk jenis bahan baku tertentu yang harga pasarnya sering fluktuatif, perusahaan bisa membuat kontrak harga tetap dengan supplier selama periode tertentu. Ini bisa membantu meminimalisir resiko PPV negatif.
5. Gunakan Sistem ERP atau Software Purchasing
Sistem ERP modern biasanya sudah dilengkapi dengan fitur manajemen pembelian, pengaturan harga standar, analisis PPV otomatis, dan histori transaksi. Dengan sistem ini, proses kontrol dan evaluasi PPV menjadi lebih mudah dan real-time.
6. Diversifikasi Supplier
Mengandalkan hanya satu supplier saja berisiko tinggi. Diversifikasi supplier memungkinkan perusahaan memiliki opsi alternatif saat harga dari supplier utama naik drastis.
Peran Sistem ERP dalam Mengontrol Purchase Price Variance (PPV)
Mengelola dan mengontrol Purchase Price Variance secara manual tentu bukan hal yang mudah, apalagi jika volume transaksi dan jumlah supplier perusahaan cukup besar. Di sinilah peran software ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi sangat penting dalam membantu perusahaan meminimalisir risiko PPV dan menjaga efisiensi biaya pembelian.
Berikut beberapa peran utama sistem ERP dalam mengontrol PPV:
1. Menetapkan dan Mengelola Harga Standar secara Otomatis
Software ERP terbaik memungkinkan perusahaan untuk menetapkan harga standar setiap item produk atau bahan baku secara sistematis. Data ini menjadi acuan otomatis dalam setiap transaksi pembelian sehingga proses perhitungan PPV bisa dilakukan secara real-time.
2. Mempermudah Perbandingan Harga Antar Supplier
Software ERP biasanya dilengkapi fitur supplier management yang membantu perusahaan membandingkan penawaran harga dari berbagai supplier secara cepat dan transparan. Hal ini mendukung proses pengambilan keputusan lebih efisien.
3. Monitoring PPV secara Real-Time
Sistem ERP mampu menampilkan laporan PPV secara otomatis setiap kali terjadi transaksi pembelian. Hal ini memudahkan perusahaan mendeteksi lebih awal jika terjadi variansi harga yang terlalu besar.
4. Membantu Evaluasi Kinerja Supplier
Dari hasil perhitungan PPV, sistem ERP juga dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi kinerja supplier. Supplier dengan harga yang sering melebihi standar bisa menjadi bahan pertimbangan untuk negosiasi ulang atau diganti.
5. Integrasi Data Pembelian dengan Modul Lain
ERP memungkinkan data pembelian, persediaan, hingga produksi saling terintegrasi. Dengan begitu, dampak PPV terhadap biaya produksi dan margin keuntungan bisa dipantau secara lebih menyeluruh dan akurat.
Kesimpulan
Purchase Price Variance (PPV) merupakan salah satu indikator penting dalam proses pengendalian biaya pembelian di perusahaan, khususnya di industri manufaktur. Melalui perhitungan PPV, perusahaan dapat mengetahui seberapa besar perbedaan antara harga standar dengan harga aktual saat pembelian terjadi.
Jika dikelola dengan baik, PPV bisa menjadi alat kontrol biaya yang efektif. Sebaliknya, jika diabaikan, PPV negatif secara terus-menerus dapat menyebabkan kerugian dan membengkaknya anggaran perusahaan.
Di era digital seperti sekarang, analisis dan pengelolaan PPV semakin mudah dilakukan berkat adanya software ERP (Enterprise Resource Planning) atau software manufaktur. Sistem ERP mampu mencatat, menghitung, dan menampilkan laporan PPV secara otomatis dan real-time. Selain itu, ERP juga membantu perusahaan dalam menetapkan harga standar, membandingkan harga antar supplier, hingga mengevaluasi performa supplier berdasarkan data yang akurat.
Salah satu solusi ERP terbaik yang dapat membantu pengelolaan PPV di perusahaan adalah SAP Business One dan Acumatica, yang disediakan oleh Think Tank Solusindo selaku vendor ERP dari kedua sistem ini. Kedua software ini sudah terbukti membantu banyak perusahaan manufaktur di Indonesia dalam mengoptimalkan proses purchasing dan pengendalian biaya secara lebih efektif.
Ingin Mengelola PPV Perusahaan dengan Lebih Mudah?
Yuk, coba demo gratis software SAP Business One atau Acumatica dari Think Tank Solusindo sekarang juga! Tim konsultan Think Tank siap membantu Anda memahami fitur-fitur ERP secara langsung dan menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis Anda.
📩 Hubungi Kami Sekarang!
📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
📧 Email: info@8thinktank.com
🆓 Coba Demo Gratis: Klik di sini
