Memahami Purchase Requisition dalam Proses Pengadaan Perusahaan
Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur yang sedang bersiap memenuhi lonjakan permintaan pasar. Tim produksi telah menyusun jadwal, namun saat hendak memulai proses, ternyata beberapa bahan baku krusial belum tersedia. Setelah ditelusuri, pengadaan tidak berjalan sesuai rencana—tidak ada dokumen resmi yang mencatat permintaan, tidak jelas siapa yang bertanggung jawab, dan lebih parahnya lagi, pembelian sempat dilakukan tanpa persetujuan manajerial.
Situasi seperti ini bukan hal yang langka dalam dunia industri. Banyak perusahaan, terutama yang belum mengadopsi sistem pengadaan terstruktur, sering kali menghadapi kendala serupa. Inilah mengapa purchase requisition (PR) menjadi salah satu elemen vital dalam manajemen pengadaan.
Purchase requisition bukan sekadar formulir permintaan barang. Ia adalah pintu awal untuk pengadaan yang tertib, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan adanya PR, setiap permintaan barang atau jasa dalam organisasi harus melewati proses verifikasi dan persetujuan terlebih dahulu sebelum dibelanjakan, sehingga menghindari pemborosan dan potensi penyalahgunaan anggaran.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang apa itu purchase requisition, bagaimana prosesnya, komponen-komponennya, serta manfaat yang bisa dirasakan perusahaan jika mengimplementasikannya dengan benar. Bagi para praktisi industri dan pengambil keputusan bisnis, pemahaman tentang PR bukan hanya penting—melainkan strategis untuk keberlangsungan operasi yang efisien.
Daftar Isi
Definisi Purchase Requisition
Purchase requisition atau dalam bahasa Indonesia disebut permintaan pembelian, adalah dokumen internal yang digunakan oleh karyawan atau divisi dalam perusahaan untuk secara resmi meminta pembelian barang atau jasa. Dokumen ini merupakan langkah awal dalam proses pengadaan dan harus disetujui oleh pihak terkait sebelum diteruskan ke bagian pembelian (procurement) atau keuangan.
Berbeda dengan purchase order (PO) yang merupakan dokumen resmi yang dikirim ke vendor sebagai kontrak pembelian, purchase requisition masih berada dalam lingkup internal. PR mencerminkan permintaan, bukan perintah. Ini adalah upaya perusahaan untuk menciptakan kontrol internal sebelum mengeluarkan uang untuk pembelian.
Perbedaan Antara Purchase Requisition dan Purchase Order
| Aspek | Purchase Requisition (PR) | Purchase Order (PO) |
|---|---|---|
| Tujuan | Permintaan internal untuk pembelian | Instruksi resmi untuk membeli dari vendor |
| Pengguna | Karyawan/divisi internal | Bagian procurement kepada vendor |
| Status hukum | Dokumen internal, bukan kontrak resmi | Dokumen legal yang mengikat secara hukum |
| Waktu pembuatan | Awal proses pengadaan | Setelah PR disetujui dan vendor dipilih |
| Kontrol | Alat kontrol awal pengeluaran | Alat untuk mengontrol transaksi dengan vendor |
Dengan adanya PR, perusahaan dapat memastikan bahwa pembelian dilakukan berdasarkan kebutuhan yang nyata dan telah melalui proses evaluasi serta persetujuan. Ini sangat penting terutama dalam industri yang memiliki proses produksi kompleks atau volume transaksi tinggi, seperti manufaktur, pertambangan, dan konstruksi.
Selanjutnya, mari kita bahas komponen apa saja yang sebaiknya ada dalam sebuah dokumen purchase requisition agar valid dan efektif.
Komponen Utama dalam Dokumen Purchase Requisition
Agar purchase requisition dapat berfungsi secara optimal sebagai alat kontrol dan dokumentasi dalam proses pengadaan, dokumen ini harus memuat informasi yang lengkap dan terstruktur. Setiap komponen di dalamnya berperan penting untuk membantu proses verifikasi, akuntabilitas, dan kecepatan pengambilan keputusan.
Berikut ini adalah elemen-elemen utama yang umumnya terdapat dalam dokumen purchase requisition:
| Komponen | Deskripsi |
|---|---|
| Nomor PR | Nomor unik untuk identifikasi dan pelacakan dokumen PR. |
| Tanggal Permintaan | Tanggal pengajuan PR sebagai referensi waktu. |
| Nama Pemohon | Divisi atau individu yang mengajukan permintaan pembelian. |
| Deskripsi Barang/Jasa | Penjelasan detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan. |
| Jumlah yang Dibutuhkan | Jumlah unit barang atau volume layanan yang diperlukan. |
| Estimasi Harga | Perkiraan biaya berdasarkan informasi sebelumnya atau riset pasar. |
| Tanggal Kebutuhan | Deadline kapan barang/jasa tersebut harus tersedia. |
| Saran Vendor (Opsional) | Jika pemohon memiliki preferensi vendor tertentu berdasarkan pengalaman. |
| Alasan Permintaan | Justifikasi kebutuhan barang/jasa untuk mendukung operasional. |
| Otorisasi | Tanda tangan atau persetujuan manajer/divisi terkait sebelum diteruskan. |
Visualisasi ini bisa diperkuat dengan contoh dokumen PR:
🗂 Contoh Format Purchase Requisition
- Nomor PR: PR-2025-0412
- Tanggal: 12 April 2025
- Pemohon: Divisi Produksi
- Barang: Bearing Roller 6203 ZZ
- Jumlah: 100 pcs
- Estimasi Harga: Rp 20.000 / pcs
- Tanggal Kebutuhan: 25 April 2025
- Alasan: Stok habis, dibutuhkan untuk lini perakitan 2
- Otorisasi: [Tanda tangan Manajer Produksi]
Komponen-komponen ini dapat disesuaikan tergantung kompleksitas organisasi dan kebijakan pengadaannya. Namun, semakin lengkap dan konsisten isi Purchase Requisition, semakin mudah pula tim procurement dalam mengelola dan mengeksekusi proses pembelian yang efisien.
Proses Pembuatan dan Persetujuan Purchase Requisition
Purchase requisition bukan hanya soal mengisi formulir—ini adalah proses terstruktur yang melibatkan banyak pihak dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan secara terencana, sesuai anggaran, dan atas dasar kebutuhan yang valid.
Langkah-langkah Pembuatan Purchase Requisition
- Identifikasi Kebutuhan
Proses dimulai ketika sebuah divisi menyadari kebutuhan barang atau jasa tertentu, baik untuk kegiatan operasional, pemeliharaan, maupun proyek khusus. - Pengisian Formulir PR
Pemohon mengisi formulir PR, baik secara manual maupun digital, lengkap dengan semua informasi penting: nama barang, jumlah, estimasi harga, alasan permintaan, dan tanggal kebutuhan. - Pencantuman Informasi Vendor (Opsional)
Jika pemohon memiliki vendor yang direkomendasikan, informasi ini bisa dicantumkan untuk dipertimbangkan oleh tim procurement. - Persetujuan Atasan atau Manajer Divisi
Formulir PR kemudian diajukan ke manajer atau pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan berdasarkan urgensi, kesesuaian dengan anggaran, dan kebijakan perusahaan. - Pengiriman ke Tim Pengadaan (Procurement)
Setelah disetujui, PR diteruskan ke tim pengadaan yang akan melakukan proses lanjutan seperti request for quotation (RFQ), perbandingan harga, dan penerbitan purchase order.
Diagram Alur Proses Purchase Requisition
Berikut visualisasi sederhananya:
[Divisi Pemohon]
│
▼
[Isi Formulir PR]
│
▼
[Persetujuan Atasan]
│
▼
[Tim Pengadaan]
│
▼
[Penerbitan Purchase Order]
Setiap tahapan di atas memberikan lapisan kontrol. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghindari pembelian mendadak, pengeluaran tidak terencana, dan praktik yang tidak akuntabel. Dalam banyak industri, proses PR ini bahkan telah diotomatisasi menggunakan software ERP, yang memungkinkan pelacakan, notifikasi otomatis, dan histori pengajuan secara digital.
Manfaat Implementasi Purchase Requisition
Bagi perusahaan yang ingin mengelola pengadaan secara profesional dan efisien, purchase requisition bukan hanya dokumen formalitas. Ketika diimplementasikan dengan baik, PR memberikan dampak nyata terhadap operasional, efisiensi biaya, dan tata kelola perusahaan secara keseluruhan.
Berikut ini beberapa manfaat utama dari penerapan sistem purchase requisition:
✅ 1. Kontrol Anggaran yang Lebih Ketat
Purchase Requisition memungkinkan setiap pembelian ditinjau sebelum dilakukan. Ini membantu tim manajemen dan keuangan untuk memastikan bahwa pengeluaran tetap berada dalam batas anggaran dan sesuai dengan prioritas strategis.
✅ 2. Transparansi dan Akuntabilitas
Dengan adanya dokumentasi yang lengkap—siapa yang mengajukan, kapan, untuk apa, dan berapa harganya—perusahaan memiliki jejak yang jelas atas setiap permintaan. Hal ini sangat penting untuk audit internal maupun eksternal.
✅ 3. Mencegah Pembelian Tidak Sah
Tanpa sistem PR, pembelian bisa dilakukan langsung oleh individu atau divisi tanpa izin. Ini berisiko menyebabkan pemborosan, pengadaan ganda, atau bahkan praktik koruptif. PR mencegah hal ini dengan menerapkan lapisan otorisasi.
✅ 4. Efisiensi Operasional
PR membantu menghindari keterlambatan pengadaan karena kebutuhan sudah diidentifikasi sejak dini. Proses pembelian pun menjadi lebih terstruktur dan dapat direncanakan dengan baik, mendukung keberlangsungan produksi atau proyek.
✅ 5. Integrasi dengan Sistem ERP
Dalam perusahaan yang menggunakan sistem ERP seperti SAP Business One atau Acumatica, PR menjadi bagian dari alur digitalisasi pengadaan. Setiap permintaan bisa dipantau secara real-time, diotomatisasi notifikasinya, dan mudah dikonversi menjadi PO tanpa duplikasi data.
📊 Studi Kasus Mini
Sebuah perusahaan manufaktur alat berat di Surabaya berhasil menurunkan lead time pengadaan dari rata-rata 12 hari menjadi 6 hari setelah mengimplementasikan modul purchase requisition dalam sistem ERP mereka. Selain efisiensi waktu, perusahaan juga mencatat penurunan 15% pengeluaran tidak terencana dalam 6 bulan pertama implementasi.
Kesimpulan
Dalam dunia bisnis yang kompetitif dan bergerak cepat, pengadaan yang tertib bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan. Purchase requisition hadir sebagai garda depan dalam proses pengadaan yang akuntabel dan efisien. Ia bukan hanya mengatur alur permintaan pembelian, tetapi juga membangun fondasi kontrol internal yang kuat.
Dengan sistem PR yang terstruktur, perusahaan bisa menghindari pembelian sembarangan, meningkatkan efisiensi pengadaan, serta menjaga integritas keuangan perusahaan. Terlebih jika diintegrasikan dalam software ERP, proses ini menjadi jauh lebih transparan, cepat, dan mudah diawasi lintas divisi.
Bagi Anda para pelaku industri atau pemilik bisnis yang ingin mengoptimalkan manajemen pengadaan, sekarang saatnya melangkah ke sistem yang lebih modern dan terkendali.
💼 Coba Demo Gratis Software ERP Pengadaan Sekarang!
Think Tank Solusindo menyediakan demo gratis software ERP seperti SAP Business One dan Acumatica yang sudah terintegrasi dengan modul purchase requisition. Tim kami siap membantu Anda memahami bagaimana digitalisasi pengadaan bisa diterapkan di perusahaan Anda.
📞 Hubungi Kami Sekarang!
- 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
- 📨 Email: info@8thinktank.com
- 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
