Pemilihan ERP dapat menjadi hal yang rumit. Alasan mengapa sistem ERP diperlukan cukup jelas. Sistem ERP yang Anda pilih akan menjadi platform melalui mana berbagai area fungsional perusahaan Anda menyatu menjadi satu kesatuan yang terpadu. Ini adalah payung yang meliputi dan menghubungkan semua area dan sistem bisnis Anda, memungkinkan Anda berbagi data dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data di seluruh operasi Anda. Memilih dan mengimplementasikan solusi perangkat lunak ERP membantu Anda bekerja lebih cerdas, meningkatkan efisiensi dan visibilitas di seluruh proses bisnis Anda, termasuk dari pembelian dan sumber daya, manufaktur, pengendalian inventaris hingga penjualan dan pemasaran, distribusi, dan manajemen hubungan pelanggan.

Bagaimana cara memilih sistem ERP bisa menjadi masalah yang kurang jelas. Memilih sistem ERP yang tepat untuk Anda bukanlah sesuatu yang seharusnya dianggap enteng atau dilakukan dengan tergesa-gesa. Sumber daya organisasi yang signifikan seharusnya diperuntukkan untuk mendapatkan sistem yang tepat untuk Anda dan kemudian mengimplementasikannya. Biaya dari kegagalan implementasi dapat sangat besar, dan biaya tersebut melibatkan lebih dari sekadar investasi keuangan yang sia-sia, tetapi juga melibatkan gangguan fungsi bisnis, karyawan yang frustrasi, dan pelanggan yang frustrasi. Selain itu, seperti yang mungkin Anda perhatikan, karyawan dan pelanggan yang frustrasi cenderung meninggalkan Anda, yang merupakan sesuatu yang sangat merugikan bagi bisnis Anda. Oleh karena itu, proses perencanaan dan pemilihan ERP menjadi kritis untuk pembelian ERP yang sukses. Berikut adalah lima kriteria utama yang bijaksana untuk dipertimbangkan sebelum memutuskan sistem ERP.

1. Pemilihan ERP Anda seharusnya memberikan skalabilitas dan fleksibilitas platform

Daftar kebutuhan dan keinginan Anda saat ini seharusnya bukan satu-satunya hal yang menjadi panduan dalam pengambilan keputusan pembelian. Anda juga harus mempertimbangkan fitur-fitur yang akan Anda butuhkan seiring berkembangnya bisnis atau mengalami perubahan ke depannya. Sistem ERP harus cukup fleksibel untuk dapat berkembang seiring kebutuhan bisnis Anda yang terus bertumbuh. Sebuah sistem ERP yang kurang baik adalah yang akan Anda lewati dalam 5 hingga 10 tahun. Anda perlu memiliki fleksibilitas tersebut sudah terintegrasi dalam sistem ERP Anda. Sebaliknya, sistem ERP yang “tidak fleksibel” Anda mungkin justru menghambat pertumbuhan Anda, bukan mendukungnya—mungkin merupakan skenario terburuk dari semuanya.

Baca Juga: Apa itu SaaS ERP?

Artinya, Anda harus melihat lebih dari sekadar fitur standar yang ditawarkan oleh suatu sistem dan mempertimbangkan seberapa mudah sistem ERP Anda dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis dan merangkul teknologi-teknologi baru. Jika ada batasan berlebihan pada sejauh mana suatu sistem ERP dapat disesuaikan, mungkin layak untuk mencari alternatif lain. Anda tidak ingin “menambahkan” teknologi baru dan terpaksa melakukan solusi-solusi rumit karena sistem ERP yang tidak fleksibel. Apa yang Anda inginkan dari sistem ERP adalah menjadi platform pertumbuhan, yang berarti cukup fleksibel untuk mendukung pertumbuhan Anda dan mengintegrasikan teknologi-teknologi baru. Dengan mencari kekayaan ERP, Anda sedang melindungi bisnis Anda ke depan, dan itu sangat penting.

2. Pilihlah ERP yang Mendukung Pengguna Mobile

Dengan munculnya lingkungan kerja bring-your-own-device (BYOD), semakin banyak pengguna bisnis yang mengakses alur kerja dan data melalui perangkat mobile pribadi mereka sendiri. Memberikan karyawan kemampuan untuk bekerja bagaimanapun, di mana pun, dan kapan pun mereka menginginkannya telah meningkatkan produktivitas secara signifikan. Jika fungsionalitas mobile terbatas, keuntungan efisiensi tersebut akan sulit direalisasikan.

Yang tidak ingin Anda lakukan adalah mengikat karyawan Anda pada desktop dan kantor mereka. Bayangkan seorang salesperson yang tidak dapat mengakses data pelanggan kunci di jalan, tetapi malah terikat pada desktop jika ingin mengakses data pelanggan kunci tersebut. Seberapa bahagia dan efektifkah salesperson tersebut? Bagaimana tanggapan pelanggan Anda ketika salah satu salesperson mengunjungi mereka dan mengatakan hal-hal seperti “Saya tidak bisa memperbarui informasi terkait kesepakatan baru kita sampai saya kembali ke kantor.” Data bisnis harus dapat diakses dari mana pun bisnis terjadi.

Pilihlah solusi ERP dengan dasbor yang ramah mobile dan dapat diakses dari mana pun dan kapan pun. Ketika karyawan Anda sedang bepergian, mereka dapat dengan mudah mengakses alur kerja dan data kunci untuk menghindari waktu tidak produktif yang berkepanjangan. Mereka dapat bekerja di hotel atau di lokasi pelanggan. Mungkin yang lebih penting adalah kemampuan untuk memasukkan dan menyimpan data dalam satu proses. Ketika karyawan dapat memasukkan data langsung dari lapangan, ini mengurangi risiko kesalahan yang terjadi ketika mereka harus mengumpulkan data di satu tempat dan memasukkannya kembali ke sistem nanti. Fitur yang ramah mobile adalah fitur ERP yang sangat penting, dan Anda seharusnya menuntutnya.

3. Rekomendasi atau Testimoni Pelanggan

Penyedia perangkat lunak ERP seharusnya dapat memberikan Anda beberapa nama pelanggan yang dapat Anda hubungi untuk mendapatkan wawasan langsung tentang seluruh proses implementasi. Penting untuk dicatat bahwa Anda tidak hanya dapat fokus pada perangkat lunak itu sendiri, tetapi sebaiknya mempertimbangkan pengalaman kolaboratif yang tim implementasi vendor bawa dan pemahaman teknis/bisnis secara keseluruhan dalam bermitra dengan perusahaan seperti milik Anda. Dalam banyak kasus di mana sistem ERP gagal memenuhi harapan, tidak selalu karena perangkat lunaknya kurang memadai, tetapi lebih karena ada yang salah selama proses implementasi, seperti komunikasi yang tidak memadai.

Baca Juga: Berinvestasi Sistem ERP Wajib untuk Perusahaan Anda

Mendengarkan adalah hal yang penting, begitu juga responsivitas dan membangun hubungan yang kuat (selain solusi perangkat lunak yang kuat). Perubahan bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang proses dan orang. Hal-hal terkait dengan orang bukanlah hal yang “ringan,” dan Anda sebaiknya yakin bahwa Anda dapat mempercayai dan membangun hubungan kolaboratif yang kuat antara tim Anda dan tim vendor ERP.

4. Kemudahan Penggunaan dan Kontekstualisasi

Setiap area fungsional bisnis akan bekerja setiap hari dengan jenis data tertentu sambil tidak menggunakan jenis data lainnya. Pengalaman pengguna seharusnya dapat disesuaikan untuk setiap pengguna sehingga hanya informasi yang paling relevan yang disajikan. Ini termasuk kontekstualisasi untuk perusahaan internasional yang akan membutuhkan data dan satuan ukuran yang khusus untuk setiap wilayah. Pada dasarnya, sistem ERP yang baik akan dapat menyajikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan cara yang sederhana dan mudah diakses. Anda sebaiknya mencari pengalaman pengguna (UX) yang hebat dan dapat disesuaikan. Jika Anda perlu membuat solusi-solusi rumit untuk menyesuaikan dan mengkontekstualisasikan sistem ERP Anda, itu merupakan tanda bahaya. Sistem ERP Anda seharusnya sudah memiliki fitur ini terintegrasi.

5. Biaya Jangka Panjang

Mudah terpikat pada biaya awal, namun Anda seharusnya mempertimbangkan total biaya kepemilikan (TCO) dalam jangka panjang. Pertimbangkan biaya implementasi jangka panjang yang terkait dengan manajemen perubahan. Sistem ERP Anda seharusnya diatur untuk mencerminkan proses bisnis masa depan Anda, sehingga ketika proses Anda berkembang, sistem ERP dan vendor Anda akan berkembang bersama Anda.

Gunakan 5 hal yang tercantum di atas saat Anda menjawab pertanyaan tentang bagaimana memilih sistem ERP (dan vendor) yang tepat untuk Anda.

Siap untuk membicarakan pilihan ERP Anda sendiri? Hubungi team kami hari ini.

Contact our team
Email: sales@8thinktank.com / info@8thinktank.com