Statistik menunjukkan bahwa rata-rata pekerja kantor mengirim 40 email per hari. Jumlah tersebut mungkin tidak terlalu banyak mengingat email telah menjadi alat komunikasi utama dalam kehidupan bisnis kita sehari-hari. Namun, menyusun bahkan satu email bisa menjadi tugas yang memakan waktu. Sebagai contoh, pertimbangkan langkah-langkah yang diambil oleh bagian akun piutang untuk mengirimkan faktur kepada pelanggan:

1. Membuat/mengisi alamat email.
2. Mencari faktur dan melampirkannya.
3. Mencari dokumen tambahan yang diminta oleh pelanggan dan melampirkannya.
4. Mengirimkan email tersebut.

Anda mungkin berpikir, “Apa yang sulit dari itu?” Namun, ketika Anda harus melakukan tugas ini secara manual setiap kali mengirimkan faktur – apakah perusahaan Anda mengirim puluhan atau ratusan faktur setiap bulan – itu bisa menjadi proses yang membutuhkan banyak tenaga.

Anda mungkin menyahut, “Tapi Akun Piutang dapat mengotomatisasi distribusi faktur langsung dari sistem ERP mereka.” Ini benar untuk sebagian besar ERP. Namun, tidak ada ERP yang dapat mengotomatisasi distribusi faktur DAN menyertakan dokumen tambahan dengan faktur secara bersamaan – mereka hanya dapat mengotomatisasi distribusi satu dokumen pada satu waktu.

Baca Juga: Acumatica Cloud ERP Indonesia: Solusi Bisnis Terdepan bersama ThinkTank Solusindo

Keunggulan DocLink

Modul Distribution Pack dari DocLink (termasuk Output Manager dan Dokumen Tambahan) memudahkan distribusi dokumen kepada pelanggan, vendor, mitra, dan rekan kerja Anda. Distribusi otomatis tidak memerlukan pekerjaan tambahan dari Anda; ini menghasilkan output dokumen Anda tanpa sentuhan tambahan.

Hasilnya? Menghilangkan intervensi manusia dalam proses ini memungkinkan Anda mendistribusikan faktur dengan lebih cepat – dan yang lebih penting, sehingga Anda mendapatkan pembayaran dengan lebih cepat.

Bagaimana Cara Kerjanya?

Distribution Pack dari DocLink membantu menutup lingkaran otomatisasi akuntansi dengan kemampuan untuk mengotomatisasi distribusi SETIAP dokumen menggunakan daftar routing dan metode distribusi yang telah diprekonfigurasi.

Sebagai contoh, ketika sebuah faktur dalam sistem ERP Anda siap dikirimkan ke pelanggan, DocLink secara otomatis menangkap dan menggabungkannya ke dalam repositori DocLink menggunakan OCR, ERM, dan sebagainya. Faktur tersebut menjadi pemicu bagi Output Manager dari DocLink untuk secara otomatis mendistribusikan faktur ke daftar routing yang telah diprekonfigurasi, sesuai dengan preferensi setiap penerima (email, faks, FTP, salinan file, atau printer). Daftar tersebut dapat mencakup siapa pun, dan tidak ada batasan pada jumlah orang yang dapat menerima dokumen, mulai dari pelanggan yang membayar faktur hingga penjual internal yang mengelola akun tersebut. Selain itu, Anda dapat menjadwalkan distribusi untuk dilakukan pada hari/waktu tertentu.

Baca Juga: Memahami Pentingnya Implementasi ERP

Pelanggan yang menggunakan Distribution Pack di AR telah melihat efisiensi signifikan dengan kemampuan output tanpa sentuhan. Mereka menggunakannya untuk mendistribusikan secara otomatis bukan hanya faktur, tetapi juga PO, pengakuan pesanan, laporan bulanan, dan lainnya.

Distribusi otomatis dokumen tambahan juga telah menjadi alat yang sangat powerful bagi banyak orang. Baik itu termasuk PO, tanda terima pengiriman yang ditandatangani, surat pengapalan, dll., tim AR mereka tidak lagi harus mengingat untuk mengirimkan dokumen atau merespons permintaan pelanggan, yang menghasilkan komunikasi dengan pelanggan yang lebih proaktif dan tepat waktu.

Penggunaan Paket Distribusi di Seluruh Perusahaan

Distribution Pack dari DocLink juga memberikan cara yang sederhana bagi departemen lain selain akuntansi untuk mendapatkan manfaat dari penggunaan DocLink. DocLink dapat menyimpan dokumen dari berbagai aplikasi seperti ERP, CRM, perangkat lunak HR, dan lainnya. Ini mencakup lembaran Excel, berbagai laporan Crystal, laporan dari layanan pelaporan MS SQL, dan sebagainya.

Baca Juga: Keunggulan & Fitur Integrasi CRM untuk Acumatica

Repositori DocLink dapat menyimpan file-file ini untuk setiap departemen, termasuk:

• HR – Formulir 1099, dokumen pendaftaran manfaat, dll.
• Hukum – Kontrak-kontrak
• Penjualan – Proposal, status pesanan, konfirmasi pesanan

Sama seperti faktur, otomatisasi yang Anda atur untuk menyimpan dokumen-dokumen ini ke DocLink dapat memicu distribusi dokumen-dokumen ini kepada kontak-kontak pada daftar routing yang telah diprekonfigurasi. Anda telah mengatur otomatisasi untuk menyimpan dokumen-dokumen ini ke DocLink, jadi mengapa tidak mengotomatisasi distribusinya juga?

Seperti yang terlihat, DocLink melakukan LEBIH BANYAK daripada hanya otomatisasi AP, menjadikannya pilihan menarik untuk perusahaan yang ingin mengotomatisasi tugas-tugas manual. Berikan waktu kembali kepada tim Anda dalam sehari untuk fokus pada inisiatif yang lebih strategis yang dapat mendorong kemajuan perusahaan Anda.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang DocLink dan bagaimana ia dapat mengotomatisasi proses Anda di departemen AP dan lainnya, hubungi kami hari ini untuk menjadwalkan panggilan atau demonstrasi.