Checklist RFP ERP untuk IT Manager: Cara Menghindari Salah Pilih Sistem yang Berujung Masalah

Pak Untung tidak pernah menyangka tahun ini akan jadi tahun paling “ramai” dalam kariernya sebagai IT Manager. Perusahaannya tumbuh cepat, jumlah karyawan sudah melewati 50 orang, cabang bertambah, transaksi makin kompleks, dan satu kalimat dari direksi tiba-tiba mengubah ritme kerjanya, “Kita butuh ERP, tolong disiapkan ya.”

Sebagai IT Manager, Pak Untung paham betul bahwa ERP bukan sekadar ganti software. Ini menyangkut proses bisnis lintas divisi, perubahan kebiasaan kerja, biaya besar, dan ekspektasi manajemen yang tinggi. Namun di saat yang sama, tidak ada waktu untuk belajar dari nol. Vendor ERP mulai berdatangan, presentasi demi presentasi terasa meyakinkan, dan semua mengklaim sistem merekalah yang paling cocok.

Di sinilah Pak Untung mulai menyadari satu hal penting, keputusan ERP tidak boleh bergantung pada demo yang terlihat mulus atau janji penjualan yang terdengar manis. Tanpa panduan yang jelas, risiko salah pilih sistem bisa berujung panjang, mulai dari implementasi molor, biaya membengkak, hingga sistem yang akhirnya tidak digunakan secara optimal oleh user.

Maka sebelum melangkah lebih jauh, Pak Untung sampai pada satu titik krusial, ia butuh sebuah RFP ERP yang tepat, bukan sekadar formalitas, tetapi sebagai alat untuk menyaring vendor, menyelaraskan kebutuhan bisnis dan teknologi, serta melindungi perusahaan dari keputusan yang keliru sejak awal.

Apa Itu RFP ERP & Mengapa IT Manager Ada di Garis Depan?

Setelah menerima mandat dari manajemen, Pak Untung mulai menggali lebih dalam apa yang sebenarnya dimaksud dengan Request for Proposal atau RFP ERP. Di atas kertas, RFP terlihat seperti dokumen formal untuk meminta penawaran dari vendor. Namun dalam praktiknya, RFP justru menjadi fondasi awal yang menentukan arah proyek software ERP ke depan.

Bagi IT Manager, RFP ERP bukan sekadar daftar fitur teknis atau spesifikasi sistem. Dokumen ini berfungsi sebagai alat penyaring pertama untuk memastikan vendor memahami konteks bisnis perusahaan, kompleksitas proses internal, serta batasan teknis yang ada. Tanpa RFP yang jelas, vendor cenderung menawarkan solusi generik yang terlihat menarik di demo, tetapi belum tentu cocok saat diimplementasikan.

Di sinilah peran IT Manager menjadi krusial. Pak Untung berada di posisi yang menjembatani kebutuhan bisnis dan realitas teknologi. Ia harus menerjemahkan kebutuhan lintas divisi ke dalam bahasa yang bisa dipahami vendor, sekaligus memastikan solusi yang ditawarkan tetap realistis dari sisi integrasi, keamanan, dan skalabilitas sistem.

Tanpa RFP yang terstruktur dengan baik, proses seleksi ERP sering kali berubah menjadi adu presentasi dan janji manis. Padahal, keputusan ERP seharusnya dibangun di atas pemahaman yang sama antara perusahaan dan vendor sejak awal. Bagi Pak Untung, RFP ERP adalah cara untuk mengendalikan proses, bukan sekadar memenuhi permintaan administrasi.

Kesalahan Umum dalam Menyusun RFP ERP

Di tahap ini, Pak Untung mulai melihat pola yang sering terjadi di banyak proyek ERP. Bukan hanya di perusahaannya, tapi juga dari cerita rekan sesama IT Manager. Banyak proyek bermasalah bukan karena softwarenya buruk, melainkan karena RFP-nya sejak awal sudah salah arah.

1. RFP Terlalu Teknis, Tapi Kehilangan Konteks Bisnis

Sebagai IT Manager, godaan terbesar adalah menuliskan RFP dengan bahasa teknis sedetail mungkin. Spesifikasi server, database, arsitektur sistem, hingga standar keamanan dicantumkan panjang lebar. Sayangnya, kebutuhan bisnis inti justru hanya disinggung sekilas.

Akibatnya, vendor memahami bagaimana sistem harus dibangun, tetapi tidak benar-benar memahami mengapa sistem itu dibutuhkan. Ketika implementasi berjalan, fitur yang dikembangkan sering kali tidak selaras dengan proses bisnis nyata di lapangan.

2. RFP Terlalu Umum karena Copy-Paste

Di bawah tekanan waktu, Pak Untung sempat tergoda mengambil template RFP ERP dari internet atau dokumen lama proyek sebelumnya. Sekilas terlihat rapi dan lengkap, tetapi saat dibaca ulang, banyak poin yang sebenarnya tidak relevan dengan kondisi perusahaannya.

RFP yang terlalu generik membuat vendor sulit membedakan kebutuhan perusahaan satu dengan yang lain. Pada akhirnya, proposal yang masuk pun seragam, penuh jargon, dan sulit dibandingkan secara objektif.

3. Tidak Melibatkan Pemilik Proses Sejak Awal

Kesalahan klasik lainnya adalah menyusun RFP hanya dari sudut pandang IT. Divisi finance, operasional, atau supply chain baru dilibatkan ketika demo sudah berjalan. Di titik ini, revisi kebutuhan sering kali tidak terhindarkan.

Bagi Pak Untung, ini menjadi pelajaran penting. RFP seharusnya menjadi hasil konsolidasi kebutuhan lintas divisi, bukan dokumen sepihak dari tim IT. Tanpa keterlibatan pemilik proses, risiko resistensi user dan perubahan scope akan semakin besar.

4. Tidak Memisahkan Kebutuhan Wajib dan Tambahan

Dalam banyak RFP, semua kebutuhan dituliskan seolah sama pentingnya. Tidak ada pemisahan antara fitur yang benar-benar krusial dengan fitur tambahan yang masih bisa ditunda.

Dampaknya, vendor cenderung menjanjikan semuanya, biaya membengkak, dan prioritas implementasi menjadi tidak jelas. Pak Untung menyadari bahwa RFP yang baik justru membantu vendor fokus pada kebutuhan yang paling berdampak bagi bisnis.

5. Fokus pada Fitur, Mengabaikan Cara Vendor Bekerja

Kesalahan yang sering luput adalah terlalu fokus pada daftar fitur tanpa menggali metode implementasi vendor. Padahal, dua vendor dengan software serupa bisa menghasilkan hasil yang sangat berbeda tergantung pendekatan implementasinya.

Tanpa pertanyaan yang tepat di RFP, perusahaan berisiko memilih vendor yang unggul di presentasi, tetapi lemah dalam eksekusi di lapangan.

Setelah memahami berbagai kesalahan ini, Pak Untung menyadari satu hal penting. Ia tidak hanya membutuhkan RFP yang lengkap, tetapi juga struktur checklist yang jelas agar setiap vendor dinilai dengan standar yang sama. Di sinilah checklist RFP ERP mulai berperan sebagai alat kontrol, bukan sekadar dokumen formal.

Checklist RFP ERP untuk IT Manager

Setelah meninjau berbagai kesalahan yang kerap terjadi, Pak Untung akhirnya mengubah pendekatannya. Alih-alih menulis RFP sebagai daftar permintaan fitur, ia mulai menyusunnya sebagai alat kontrol. Checklist ini membantunya memastikan setiap vendor berbicara dalam konteks yang sama, sehingga proposal bisa dibandingkan secara objektif.

1. Latar Belakang Bisnis & Tujuan Implementasi

Checklist pertama yang Pak Untung susun bukan soal teknologi, melainkan kondisi bisnis perusahaan. Pertumbuhan karyawan, kompleksitas operasional, hingga target jangka menengah dan panjang perlu dijelaskan secara ringkas namun jelas.

Dengan konteks ini, vendor tidak sekadar menawarkan ERP “terbaik versi mereka”, tetapi solusi yang relevan dengan arah bisnis perusahaan.

2. Ruang Lingkup Proses Bisnis yang Akan Dicakup

RFP yang baik harus menjelaskan proses bisnis apa saja yang akan masuk dalam tahap implementasi ERP. Tidak semua proses harus langsung ditangani di fase awal.

Pak Untung memastikan ruang lingkup ini ditulis secara realistis agar vendor dapat menyusun pendekatan implementasi yang terukur, bukan janji manis yang sulit diwujudkan.

3. Kebutuhan Fungsional per Divisi

Setiap divisi memiliki kebutuhan yang berbeda. Finance, operasional, procurement, hingga manajemen memiliki sudut pandang masing-masing terhadap ERP.

Di tahap ini, Pak Untung menyusun kebutuhan fungsional sebagai gambaran proses kerja, bukan sekadar daftar fitur. Pendekatan ini membantu vendor memahami bagaimana sistem akan digunakan sehari-hari oleh user.

4. Kebutuhan Teknis & Arsitektur Sistem

Sebagai IT Manager, Pak Untung tetap perlu memastikan aspek teknis tertulis jelas. Mulai dari preferensi deployment, standar keamanan, hingga kesiapan infrastruktur yang ada saat ini.

Namun kali ini, kebutuhan teknis ditempatkan sebagai pendukung proses bisnis, bukan fokus utama RFP. Dengan begitu, solusi yang ditawarkan tetap relevan dan berkelanjutan.

5. Integrasi dengan Sistem Existing

Hampir tidak ada perusahaan menengah hingga enterprise yang memulai dari nol. Sistem lama, aplikasi pendukung, atau laporan custom biasanya sudah berjalan.

Checklist RFP ERP perlu menggali bagaimana vendor menangani integrasi, termasuk pendekatan, risiko, dan pengalaman sebelumnya. Bagi Pak Untung, ini menjadi salah satu penentu apakah solusi ERP bisa berjalan mulus tanpa mengganggu operasional.

6. Metodologi Implementasi & Pendekatan Proyek

Pak Untung belajar bahwa keberhasilan ERP sangat dipengaruhi oleh cara implementasinya. Oleh karena itu, ia meminta vendor menjelaskan metodologi yang digunakan, tahapan proyek, serta peran masing-masing pihak.

RFP yang baik mendorong vendor untuk transparan sejak awal, bukan baru menjelaskan detail ketika proyek sudah berjalan.

7. Tim Implementasi & Pengalaman Industri

Software boleh sama, tetapi hasil implementasi sangat bergantung pada tim yang mengerjakannya. Dalam checklist ini, Pak Untung meminta kejelasan tentang struktur tim, peran konsultan, serta pengalaman vendor di industri serupa.

Pendekatan ini membantu memisahkan vendor yang sekadar menjual produk dengan konsultan yang benar-benar memahami konteks bisnis.

8. Timeline, Milestone, dan Ekspektasi Keterlibatan Klien

RFP ERP yang matang harus mencantumkan ekspektasi waktu dan keterlibatan internal perusahaan. Ini membantu kedua belah pihak memiliki gambaran yang sama sejak awal.

Pak Untung ingin memastikan bahwa timeline yang diajukan vendor bukan sekadar estimasi optimistis, tetapi rencana yang bisa dipertanggungjawabkan.

9. Estimasi Biaya & Model Lisensi

Salah satu bagian paling sensitif adalah biaya. Checklist RFP ERP perlu mendorong vendor untuk menjelaskan struktur biaya secara transparan, termasuk lisensi, implementasi, serta potensi biaya tambahan di masa depan.

Dengan struktur ini, Pak Untung bisa membandingkan proposal secara lebih adil dan rasional.

10. Support, SLA, dan Post-Go-Live

Implementasi bukan akhir perjalanan ERP. Dukungan setelah sistem berjalan justru sering menjadi penentu kepuasan jangka panjang.

Checklist ini membantu memastikan vendor tidak hanya fokus pada fase go-live, tetapi juga kesiapan support, SLA, dan rencana pendampingan setelahnya.

Checklist ini membuat Pak Untung tidak lagi bergantung pada janji presentasi. RFP ERP berubah menjadi alat strategis yang melindungi perusahaan dari salah pilih sistem dan vendor. Namun satu pertanyaan masih tersisa, bagaimana IT Manager bisa memastikan checklist ini benar-benar dijalankan dengan baik di lapangan?

Bagaimana RFP ERP Membantu IT Manager Mengamankan Keputusan di Hadapan Manajemen?

Bagi Pak Untung, tantangan terbesar proyek ERP bukan hanya memilih sistem yang tepat, tetapi mempertanggungjawabkan keputusan tersebut di hadapan manajemen. Di level direksi, diskusi jarang berhenti pada fitur atau arsitektur sistem. Yang dipertanyakan adalah risiko, dampak ke bisnis, serta alasan di balik pilihan vendor tertentu.

Di titik inilah RFP ERP yang tersusun rapi mulai menunjukkan nilainya. Dokumen tersebut menjadi bukti bahwa keputusan tidak diambil berdasarkan intuisi, relasi personal, atau presentasi vendor yang paling meyakinkan. Setiap proposal dinilai dengan kerangka yang sama, berdasarkan kebutuhan bisnis, kesiapan teknis, serta pendekatan implementasi yang jelas.

RFP juga membantu Pak Untung mengubah percakapan dengan manajemen. Alih-alih terjebak dalam diskusi teknis yang sulit dipahami, ia bisa menunjukkan bagaimana setiap poin di RFP berkaitan langsung dengan risiko operasional, efisiensi proses, dan keberlanjutan sistem dalam jangka panjang. Dengan begitu, manajemen melihat ERP sebagai investasi strategis, bukan sekadar proyek IT.

Lebih dari itu, RFP ERP memberikan perlindungan profesional bagi IT Manager. Ketika di kemudian hari muncul tantangan atau penyesuaian, Pak Untung memiliki pijakan yang kuat untuk menjelaskan bahwa keputusan yang diambil sudah melalui proses evaluasi yang terstruktur. Ini bukan soal mencari pembenaran, tetapi memastikan setiap langkah bisa dipertanggungjawabkan secara objektif.

Pada akhirnya, RFP ERP yang baik membantu IT Manager berdiri di posisi yang lebih aman. Bukan sebagai pelaksana teknis semata, tetapi sebagai mitra strategis manajemen yang mampu mengawal transformasi bisnis dengan pendekatan yang terukur dan rasional.

Namun, Pak Untung juga menyadari satu hal. Menyusun RFP ERP yang efektif sering kali lebih mudah di atas kertas daripada di lapangan. Di sinilah peran pendampingan yang tepat bisa membuat perbedaan besar sejak tahap awal pemilihan ERP.

Kesimpulan

Di akhir proses penyusunan RFP ERP, Pak Untung sampai pada satu kesimpulan penting. Kegagalan proyek ERP jarang disebabkan oleh teknologi yang salah, tetapi oleh keputusan awal yang diambil tanpa fondasi yang kuat. Dan fondasi itu hampir selalu dimulai dari RFP.

RFP ERP yang disusun dengan benar membantu perusahaan menyaring vendor secara objektif, menyelaraskan kebutuhan bisnis dan teknologi, serta mengendalikan ekspektasi sejak awal. Bagi IT Manager, dokumen ini bukan hanya alat seleksi, tetapi juga pegangan profesional ketika harus mempertanggungjawabkan keputusan di hadapan manajemen.

Namun dalam praktiknya, menyusun RFP ERP yang efektif sering kali tidak sesederhana teori. Banyak IT Manager sudah memahami apa yang ingin dicapai, tetapi kesulitan menerjemahkannya ke dalam struktur RFP yang tajam, realistis, dan mudah dievaluasi oleh vendor. Di titik inilah proses pemilihan ERP rawan melenceng.

Jika perusahaan Anda saat ini sedang berada di fase awal pemilihan ERP, bekerja sama dengan konsultan ERP yang berpengalaman dapat membantu memastikan RFP disusun dengan pendekatan yang tepat. Mulai dari memetakan kebutuhan bisnis, menyusun checklist evaluasi vendor, hingga membantu membaca proposal secara lebih objektif, pendampingan di tahap awal sering kali menentukan kelancaran implementasi di tahap berikutnya.

Daripada memperbaiki masalah di tengah jalan, jauh lebih aman memastikan prosesnya benar sejak awal. Anda dapat memulai dengan mendiskusikan kebutuhan ERP perusahaan dan menyusun RFP yang benar-benar relevan, sebelum melangkah ke tahap seleksi vendor dan implementasi.

📌 Hubungi Kami Sekarang!

• 📱 WhatsApp: +62 857-1434-5189
• 🖱️ Coba Demo Gratis: Klik di sini
• 📨 Email: info@8thinktank.com

FAQ Seputar Checklist RFP ERP untuk IT Manager